+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Реестры документов в электронной форме

Налоговое законодательство с каждым годом становится все демократичнее. Так, с 01.10.2015 предоставлена преференция экспортерам, собирающим документы для подтверждения правомерности применения нулевой ставки НДС. Теперь вместо копий таможенных деклараций и товаросопроводительных документов в инспекцию достаточно представить реестры документов в электронном виде через операторов электронного документооборота. Как же это сделать на практике? Для ответа на вопрос мы использовали нормативные акты и недавно вышедшие разъяснения чиновников.

Начнем с норм закона

Однако подзаконный акт, принятый во исполнение данной нормы (Приказ Минфина России от 21.05.2010 № 48н «Об утверждении Порядка представления реестров таможенных деклараций»), оказался сырым. Порядок, представленный в приказе, не содержал конкретного перечня сведений, подлежащих отражению в реестрах. К тому же отсутствовали сами формы этих реестров, ведь их разработка и утверждение финансовым ведомством указанными нормами ст. 165 НК РФ не были предусмотрены (см. письма Минфина России от 30.10.2012 № 03‑07‑08/308, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@).

В результате упомянутый подзаконный акт просуществовал недолго (с 24.09.2010 по 30.09.2015). Приказом Минфина России от 25.05.2015 № 82н он признан утратившим силу 1 октября 2015 года. С той же даты перестали действовать абз. 9 – 11 пп. 3 п. 1 ст. 165 НК РФ. А положения, содержащиеся в данных абзацах (в обновленном виде), перенесены в новые пункты указанной статьи – 15 и 16. Эти изменения внесены в гл. 21 Федеральным законом от 29.12.2014 № 52‑ФЗ. Обратимся к данным нормам.

В пункте 15 ст. 165 НК РФ приведен перечень реестров документов в зависимости от вида совершаемых экспортных операций. Для наглядности обобщим информацию в виде схемы по иному признаку, а именно по видам документов, которые можно заменить их реестрами.

Для подтверждения нулевой ставки

Представляются реестры в электронном виде

Таможенные декларации

с указанием регистрационных номеров этих деклараций

Транспортные, перевозочные и товаросопроводительные и иные документы

Документы, подтверждающие факт оказания отдельных услуг

Таможенные декларации (их копии) с отметками таможенных органов

Копии вышеуказанных документов или реестры отдельных документов на бумажном носителе

Копии документов, подтверждающих факт оказания отдельных услуг

Читатель может заметить, что «электронные» реестры заменяют не все документы, которые следует представить для подтверждения применения нулевой ставки НДС. В частности, контракт с иностранной компанией на поставку товара (как и раньше) нужно представлять не в виде реестра, а традиционно – пояснено в п. 19 ст. 165 НК РФ [2] .

В норме указано, что контракты (договоры) могут быть представлены экспортером в налоговую инспекцию одним из следующих способов:

  • в виде составленного в письменной форме одного документа, подписанного сторонами;
  • в виде комплекта документов, свидетельствующих о достижении согласия по всем существенным условиям сделки и содержащих необходимую информацию о предмете, участниках и условиях сделки, в том числе о цене и сроках ее исполнения.

Важно понимать, что представление реестров не избавляет налогоплательщика от подачи в налоговый орган самих документов. Перечень случаев, когда налоговый орган имеет право истребовать документы, сведения из которых включены в реестры, установлен п. 15 ст. 165 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 03‑07‑08/21596).

В частности, инспекторы в ходе камеральной проверки вправе выборочно истребовать у налогоплательщика, представившего в электронной форме реестры перевозочных документов, предусмотренных абз. 5 п. 5, п. 5.1, 6, 6.1, документы, сведения из которых включены в реестры. Для исполнения данного предписания установлен ограничительный срок – в течение 20 календарных дней с даты получения экспортером требования налогового органа.

Кроме того, проверяющие вправе запросить нужные документы при выявлении несоответствия сведений об экспортных операциях, полученных от таможенных органов (об информационном обмене между ведомствами скажем чуть позже), данным, содержащимся в «электронных» реестрах налогоплательщика, а также документы, сведения из которых таможенники представлять не должны.

Если экспортер не исполнил требование инспекции (полностью или частично), обоснованность применения налоговой ставки 0% в соответствующей части считается неподтвержденной.

Следующий пункт (п. 16) предписывает ФНС (а не Минфину) разработать и утвердить подзаконные акты, устанавливающие формы и правила заполнения «электронных» реестров, а также форматы и порядок их представления в налоговый орган. И надо сказать, что налоговики с этим справились, утвердив «жизнеспособные» приказы по практическому формированию и отправке реестров.

Обратим внимание еще на два новых пункта ст. 165 НК РФ – 17 и 18 [3] , вступивших в силу 01.10.2015. Первый пункт обязывает таможенников передавать налоговикам сведения по экспортным операциям в электронной форме, второй – разработать указанным ведомствам совместно перечень сведений, форматы и порядок электронного взаимодействия. Цель данных нововведений – осуществление налоговыми органами проверки обоснованности применения экспортерами налоговой ставки 0% и налоговых вычетов без дополнительного истребования у последних соответствующих документов (что возможно, если сведения из реестров не расходятся с информацией, переданной таможенниками).

Пока подзаконные акты не утверждены, остаются действующими общие документы, в частности Соглашение о сотрудничестве ФТС России № 01-69/1, ФНС России № ММ-27-2/1 от 21.01.2010. Оно в большей степени направлено на обмен информацией между таможенниками и налоговиками о действиях участников внешнеэкономической деятельности в целом. Полагаем, что взаимодействие ведомств будет полезно в частной ситуации, например при обмене сведениями об экспортных операциях в целях контроля за применением ставки 0%.

Продолжим положениями подзаконных актов

Во-первых, это Приказ ФНС России от 30.09.2015 № ММВ-7-15/427 (далее – Приказ № ММВ-7-15/427), которым утверждены формы и порядок заполнения реестров, а также форматы и порядок представления реестров в электронной форме.

Во-вторых, это Приказ ФНС России от 05.10.2015 № ММВ-7-6/438@, внедривший пилотный проект по приему от налогоплательщиков в электронной форме реестров сведений из документов, представляемых в обоснование применения ставки 0% по экспортным операциям, и по обработке данных реестров в информационной системе налоговых органов.

Второй документ отличается от первого тем, что он предназначен не для всех, а только для участников пилотного проекта. Это семь компаний-экспортеров, с которыми налоговики налаживают «электронное» взаимодействие по подтверждению нулевой ставки (см. приложение 8 к приказу).

А чтобы было меньше вопросов, в пилотном проекте предусмотрены всего два реестра, передаваемых в налоговые органы по ТКС. Это реестр таможенных деклараций, транспортных, товаросопроводительных и иных документов и реестр перевозочных документов для железнодорожного транспорта.

Однако в рамках статьи обратим внимание все же на более общий и универсальный документ – Приказ № ММВ-7-15/427. Им утверждены 14 реестров сведений по различным видам и сочетаниям подтверждающих нулевую ставку документов. Для сравнения: в п. 15 ст. 165 НК РФ изначально выделено всего восемь видов «электронных» реестров. Увеличение их количества объясняется тем, что в НК РФ не могут быть учтены все ситуации, что как раз можно сделать в подзаконном акте. В нем, кстати, не только представлены реестры, но и даны указания по их заполнению.

Полагаем, нет смысла пересказывать содержание каждого реестра и порядок их заполнения. Скажем о том, что должно быть во всех из них: информация о размере налоговой базы, к которой экспортером применяется нулевая ставка НДС. На это обращено внимание в п. 16 ст. 165 НК РФ. Налоговая база определяется по каждой операции, подтверждаемой документами, реквизиты которых отражены в «электронном» реестре сведений. Такой подход позволяет накопительным итогом установить величину налоговой базы по экспортным операциям.

В отличие от реестров, в декларации по НДС [4] налоговая база указывается «котловым» методом по всем операциям за налоговый период. При этом отдельно выделяется налоговая база по подтвержденному и неподтвержденному экспорту (см. разд. 4, 6 декларации). В итоге данные о налоговой базе по всем отправленным в инспекцию реестрам должны соответствовать информации, отраженной в декларации за соответствующий период.

Немаловажным является порядок представления «экспортных» реестров. Это нужно сделать по форматам, утвержденным Приказом № ММВ-7-15/427, не забыв подписать реестры усиленной квалифицированной электронной подписью.

Следует отметить, что днем представления в инспекцию реестра сведений считается дата его отправки экспортером по каналам связи, а не дата получения налоговым органом. В то же время реестр является принятым, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, позволяющей идентифицировать соответствующий налоговый орган (владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи).

«Экспортные» реестры в электронном формате должны быть представлены в срок не позднее 180 календарных дней считая с даты помещения товаров под таможенные процедуры экспорта, свободной таможенной зоны либо со дня проставления на перевозочных документах отметки таможенных органов, свидетельствующей о помещении товаров под указанные таможенные процедуры (п. 9 ст. 165 НК РФ).

Реестр сведений, подтверждающий экспортные операции, не будет считаться принятым налоговым органом, если:

  • не соответствует утвержденному формату;
  • отсутствует (не соответствует) усиленная квалифицированная электронная подпись налогоплательщика;
  • направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит проверка реестров (ошибочное направление).

При наличии оснований для отказа в приеме подтверждающего экспорт реестра налоговый орган формирует соответствующее уведомление, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет налогоплательщику.

При получении такого уведомления налогоплательщик должен устранить указанные в нем ошибки и повторить процедуру направления реестра.

Пожалуй, это основное, что нужно знать о приказах налоговиков, посвященных практическому подтверждению применения нулевой ставки «электронными» реестрами.

Это интересно:  Какие документы нужны для флюорографии

Закончим разъяснениями чиновников

По общему правилу до недавнего времени налогоплательщик-экспортер обязан был подтвердить правомерность применения нулевой ставки НДС документами на бумажном носителе, перечень которых установлен п. 1 ст. 165 НК РФ.

Благодаря поправкам в закон вместо этих документов он получил возможность представить в налоговый орган «электронный» реестр таможенных деклараций – реестр № 1 [5] плюс «бумажные» внешнеэкономический контракт и копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов с отметками таможенных органов. Либо взамен всех перечисленных документов экспортер может направить налоговикам «электронный» реестр таможенных деклараций, транспортных, товаросопроводительных и иных документов – реестр № 5 [6] плюс контракт с иностранным партнером на бумаге.

То есть ФНС дает бухгалтеру право выбора одного из трех вариантов подтверждения нулевой ставки, окончательное решение – за налогоплательщиком. При этом формат отправки сведений в электронном виде ему выбирать не нужно. Для этих целей налоговики советуют воспользоваться описью документов, формат которой утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@.

В рассматриваемом письме налоговики также напомнили, что проверяющие на местах вправе истребовать у налогоплательщика документы, сведения из которых включены в реестры № 1 или 5. Указанные документы должны соответствовать требованиям, предусмотренным ст. 165 НК РФ, в том числе содержать отметки российского таможенного органа, подтверждающие совершение экспортной операции.

В случае непредставления налогоплательщиком по требованию налогового органа документов, сведения из которых включены в названные «электронные» реестры, обоснованность применения налоговой ставки 0% в соответствующей части считается неподтвержденной. Если же документы не в порядке (например, не содержат отметки таможенных органов), то, полагаем, подтверждение экспортной ставки будет также под большим вопросом.

Еще одно разъяснение ФНС – Письмо от 01.02.2016 № ЕД-4-15/1347, которое касается подтверждения нулевой ставки НДС при осуществлении международных перевозок пассажиров и багажа. Их особенность заключается в том, что маршрут следования может быть сложным, состоящим из двух и более участков, в том числе с последующим возвращением пассажира в первоначальный пункт отправки. Налоговики напомнили, что экспортер может представить в инспекцию в электронной форме реестр перевозочных документов, предусмотренных абз. 5 п. 5, п. 6 и 6.1 ст. 165 НК РФ, вместо реестров указанных документов на бумажном носителе.

Приложением 29 к Приказу № ММВ-7-15/427 утвержден формат представления реестра перевозочных документов в электронной форме. В сведениях по перевозочному документу (таблица 5.4 приложения) предусмотрено поле для указания маршрута. В нем по одному такому документу допускается отражать несколько пунктов отправления и назначения одного сложного маршрута.

Если оказание услуги по перевозке в части сложного маршрута приходится на стык налоговых периодов, то номер перевозочного документа указывается в реестре за тот налоговый период, к которому относится соответствующая часть сложного маршрута.

В дополнение к этому ФНС сообщила, что в «электронном» реестре перевозочных документов предусмотрено поле «Примечание». В нем можно указать сведения о части сложного маршрута, дата оказания услуги по которому приходится на иной налоговый период (как на последующий, так и на предыдущий).

Обратим внимание на Письмо ФНС России от 25.01.2016 № ЕД-4-15/887@. Оно в большей степени дублирует первое из рассмотренных разъяснений. Плюс к этому в нем сказано, что форматом описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, предусмотрено представление в виде скан-образа контракта (копии контракта) с иностранным лицом на поставку товаров (припасов) за пределы единой таможенной территории Таможенного союза. Согласитесь, удобно отправлять по каналам связи все документы, подтверждающие обоснованность применения ставки 0%.

А еще оказывается, что ФНС разработала бесплатное программное обеспечение для заполнения указанных выше реестров, которое размещено на ее сайте [7] . По вопросам сопровождения и обновления другого программного обеспечения, в том числе в части формирования реестров, налоговики призывают экспортеров обращаться на горячую линию разработчика данного бухгалтерского программного обеспечения.

Есть еще одно разъяснение чиновников по обозначенной теме – Письмо ФНС России от 06.08.2015 № СД-4-15/13789. Хотя это письмо выпущено до вступления в силу положений п. 15 и 16 ст. 165 НК РФ, его смело можно применять в настоящее время (поскольку в нем даны комментарии по применению указанных норм). Речь идет о реализации товаров на экспорт. Для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС налоговикам представляется таможенная декларация (ее копия) с отметками российского таможенного органа, осуществившего выпуск товаров в процедуре экспорта, и российского таможенного органа места убытия, через который товар был вывезен из России.

В электронном реестре таможенных деклараций, разумеется, таких отметок нет. Но если ревизоры в ходе камеральной проверки истребуют копии таможенных деклараций, на них должны быть проставлены отметки российских таможенных органов. В противном случае документ будет признан не соответствующим требованиям ст. 165 НК РФ, что даст налоговикам право направить повторный запрос на представление правильного документа.

Таможенные органы, в регионах деятельности которых расположены места убытия грузов с таможенной территории РФ, оформляют решение на их вывоз автомобильным и железнодорожным транспортом путем проставления штампа «Вывоз разрешен», подписи должностного лица таможни с отражением даты проставления отметки и оттиска личной номерной печати указанного лица (п. 3 Приказа ФТС России от 18.12.2006 № 1327).

Итак, уже сейчас можно подтверждать применение нулевой ставки НДС посредством электронного документооборота налогоплательщиков-экспортеров с налоговыми органами. Приняты не только подзаконные акты, регламентирующие эту процедуру, но и запущен пилотный проект, благодаря которому ряд налогоплательщиков «обкатывает» подтверждение экспортных операций посредством отправки «электронных» реестров. А это означает, что в ближайшем будущем может существенно сократиться документооборот между проверяемыми и проверяющими. По крайней мере, чиновники так считают. Экспортеры начинают внедрять реестры документов в жизнь. Остается надеяться, что также будет надлежащим образом организован обмен информацией между налоговиками и таможенниками, что позволить упростить налоговое администрирование в отношении экспортеров.

[1] Правда, не в электронном виде, а на бумажном носителе.

[2] Данная норма введена в ст. 165 НК РФ Федеральным законом от 23.11.2015 № 323‑ФЗ. Начало ее действия – 01.01.2016.

[3] Эти пункты введены в ст. 165 НК РФ Федеральным законом № 452‑ФЗ.

[4] Утверждена Приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@.

[5] Приложение 1 к Приказу № ММВ-7-15/427.

[6] Приложение 5 к Приказу № ММВ-7-15/427.

[7] Адрес размещения программного обеспечения – www.nalog.ru/rn77/program/all/nal_ul.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Создание и ведение электронного реестра документов

В любой преуспевающей компании имеется архив, в котором отражена информация как о каждом сотруднике организации, так и обо всей деятельности фирмы. Совсем недавно архив представлял собой огромное количество подлежащих хранению бумажных документов. Найти информацию в бумажном архиве было затруднительно.

Ускорение поиска документов

Поиск бумаг занимал большое количество времени. Сегодня работа с важными бумагами кардинально изменилась. Существенно упростил работу электронный реестр документов. Так, согласно статистике, с каждым годом увеличивается число руководителей компаний, которые предпочитают работать не только с бумажным, но и с электронным архивом. Как правило, опись бумаг, хранящихся в архивах таких компаний, можно посмотреть, изучив электронный реестр договоров.

Почему стоит создавать электронный реестр?

Электронный реестр представляет собой структурированную базу данных, разобраться в которой легко сможет даже начинающий пользователь. Грамотно составленный электронный реестр документов облегчает работу с документацией. Для того чтобы узнать местонахождение нужной бумаги, требуется всего лишь несколько минут. Иногда для того, чтобы получить ценные сведения, искать оригинал нужного документа не требуется: достаточно внимательно изучить электронный реестр договоров.

Что такое единый электронный реестр?

Единый электронный реестр – опись документов, находящихся не только в одной фирме, но и в компаниях, предоставляющих аналогичные услуги. Такая опись документов давно уже создана и успешно используется в медицинских учреждениях, а также во многих туристических компаниях.

Вам необходимо создание и ведение реестра электронного архива?

Воспользуйтесь услугами нашей компании «Столичный Архивист»! Опытные архивариусы, работающие в нашей организации, в сжатые сроки выполнят любые работы, связанные с составлением бумажного или электронного архива и его реестра, а также с дальнейшим их ведением. Всем бумагам будут присвоены определенные номера и опознавательные знаки. Документы будут рассортированы по категориям. Каждая бумага будет должным образом описана и отсканирована. В результате работы специалистов будет создан электронный реестр, благодаря которому поиск бумаг и работа с ними существенно облегчится.

Обращайтесь в нашу компанию

Обращение в нашу компанию будет для вас выгодным. Для того чтобы создать электронный реестр договоров, вам не придется ни вкладывать большие материальные средства, ни тратить свободное время. Достаточно будет доверить все работы, связанные с созданием и ведением архива и реестра нашим сотрудникам. При необходимости мы поможем вам внести изменении и в единый электронный реестр. Электронный реестр договоров будет создан в минимально короткие сроки. При этом электронный реестр документов будет соответствовать нормам и требованиям, принятым в нашей стране.

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

Рекомендации
по подготовке федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение и использование которых
должно осуществляться в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности

1. Общие положения

1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151).

Это интересно:  Денежные документы в бухгалтерском учете

1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работепо подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.

1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 46, ст. 6026);

2. Определение состава документов,
включаемых в перечни документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов

2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.

2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень типовых документов), и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.

2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).

2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (приложение);

2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:

2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;

2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.

2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.

В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.

3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов

3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.

3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).

3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.

3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.

После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».

3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

Приложение
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов при организации
внутренней деятельности

Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых
в федеральных органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов.

1.2. Документы к ним (к проектам).

1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).

Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению

2.1.1. текущего планирования;

2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;

2.1.3. планы работы структурных подразделений;

2.1.4. индивидуальные планы работников;

2.1.5. планы проведения различных мероприятий;

2.1.6. графики учета рабочего времени;

2.1.7. графики проведения различных мероприятий;

2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.

2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);

2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);

2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;

2.2.4. о документообороте организации.

2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.

2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

3.1. Доклады, обзоры информационного характера.

3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.

3.3. Сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.

4.1. Списки адресов, телефонов.

4.2. Списки рассылки документов.

4.3. Списки (перечни) оборудования.

Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам

5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям.

5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.

5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.

5.4. Документы по информационной деятельности.

5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.

5.6. Документы по документационному обеспечению управления.

5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.

5.8. Документы по бытовым вопросам.

5.9. Документы по организации досуга.

6.1. Внутренняя переписка:

6.1.1. о реализации принятых решений;

6.1.2. о применении нормативных документов;

6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;

6.1.4. по оперативным правовым вопросам;

6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;

6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;

6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;

6.1.9. по кадровому обеспечению;

6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.

В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».

Документы по регистрации, учету и контролю

Об электронных формах реестров документов для нулевой ставки по НДС

Екатерина Колесникова,

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Специально для компании «Такском»

С 4 квартала 2015 года налогоплательщики получили право применять новый порядок документального подтверждения ставки 0% по НДС. Нововведения были призваны упростить для налогоплательщиков процедуру документального подтверждения нулевой ставки, а также установить новый порядок взаимодействия между органами ФТС и ФНС России по обмену в электронной форме информацией о ввозе и вывозе товаров, а также обмену другими сведениями.

Согласно изменениям, внесенным в п. 15 ст. 165 НК РФ, для целей подтверждения применения нулевой ставки по НДС и получения налоговых вычетов налогоплательщики могут представлять сведения в виде реестров соответствующих документов по целому ряду операций, предусмотренных ст. 164 НК РФ, в том числе при:

  • реализации товаров, вывезенных в таможенной процедуре экспорта, а также товаров, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны;
  • осуществлении услуг международной перевозки товаров;
  • выполнении определенных видов работ (услуг), выполняемых (оказываемых) организациями трубопроводного транспорта нефти и нефтепродуктов;
  • других операциях (полный перечень установлен в ст. 165 и 164 НК РФ).

Указанные реестры сведений представляются в электронной форме вместо соответствующих копий документов или реестров на бумажном носителе по каждой конкретной операции. Пилотный проект был запущен в соответствии с Приказом ФНС России от 05.10.2015 № ММВ-7-6/438@ ещё в 2015 году. Так что совсем скоро мы можем ожидать массового существенного сокращения документооборота между налоговыми органами и предприятиями-экспортёрами.

Это интересно:  Нормативные документы по бухгалтерскому учету 2019

При этом необходимо отметить, что представление в электронном виде реестров вместо копий определённых документов является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Таким образом, переход на новый порядок работы полностью зависит от воли самой организации.

Новый порядок подтверждения ставки 0% электронным реестром сведений вместо самих документов

Как нам хорошо известно, право на применение нулевой ставки по НДС организации получают при условии представления пакета документов, подтверждающих факт вывоза товаров. Состав пакета документов зависит от вида таможенной процедуры, вида услуг и способа реализации товаров. Конкретный набор документов определён положениями ст. 165 НК РФ. В общем случае налогоплательщик представляет:

  • контракт с иностранной компанией на поставку товара за пределы Таможенного союза;
  • таможенную декларацию с соответствующими отметками таможенных органов;
  • копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов с соответствующими отметками таможенных органов.

При этом в соответствии с новой редакцией Налогового кодекса налогоплательщики при реализации товаров, поименованных в п. 1 ст. 164 НК РФ, могут представлять вместо бумажных копий документов реестры таможенных деклараций или полных таможенных деклараций (с указанием в них регистрационных номеров), а также реестры транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов. Только контракт с иностранной компанией должен быть представлен в налоговую инспекцию в виде составленного в письменной форме одного документа, подписанного сторонами, либо документов, свидетельствующих о достижении согласия по всем существенным условиям сделки и содержащих информацию о предмете и условиях сделки, в том числе о цене и сроках её исполнения (п. 19 ст. 165 НК РФ).

Отметим, что замена формата представления подтверждающих документов и переход на электронное взаимодействие с налоговым органом не отразились на сроках представления данных. Реестры в электронном формате представляются также в срок не позднее 180 календарных дней, считая с даты помещения товаров под таможенные процедуры экспорта, свободной таможенной зоны (п. 9 ст. 165 НК РФ). Указанные реестры представляются в налоговую инспекцию по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через своего оператора электронного документооборота. Напомню, что таким оператором может быть только российская организация, отвечающая требованиям, утвержденным ФНС России, например, компания «Такском».

Для реализации новых положений Налогового кодекса Приказом ФНС России от 30.09.2015 № ММВ-7-15/427 утверждены новые форматы и порядок заполнения реестров в электронном виде. Всего утверждено 14 реестров, подтверждающих обоснованность нулевой ставки НДС. При этом в п. 15 ст. 165 НК РФ выделено всего 8 видов электронных реестров, дальнейшее увеличение их количества связано с тем, что в Налоговом кодексе нельзя было учесть все ситуации, возникающие на практике.

Каждый реестр содержит информацию о размере налоговой базы, к которой экспортёром применяется нулевая ставка НДС. Налоговая база определяется по каждой операции, подтверждаемой документами, реквизиты которых отражены в электронном реестре сведений. Такой подход позволяет накопительным итогом установить величину налоговой базы по экспортным операциям.

Порядок заполнения реестров содержит также сведения о том, какие данные являются обязательными, а какие нет, а также условия, при которых необязательные элементы становятся обязательными для заполнения.

Кроме того, обязательным условием, предъявляемым к электронному реестру, является не только составление его в рамках утвержденного формата, но и подписание реестра усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (руководителя или доверенного представителя организации). Еще одним требованием к направляемым данным служит представление реестра в соответствующий налоговый орган, в компетенцию которого входит проверка данных этого реестра.

Следует отметить, что днем представления в инспекцию реестра сведений считается дата его отправки налогоплательщиком по каналам связи, а не дата получения налоговым органом. В то же время реестр является принятым, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, позволяющей идентифицировать соответствующий налоговый орган.

При наличии оснований для отказа в приеме подтверждающего экспорт реестра налоговый орган формирует соответствующее уведомление, подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет налогоплательщику. При получении такого уведомления налогоплательщик должен устранить указанные в нем ошибки и повторить процедуру. Стоит отметить, что отказ в приеме реестра сведений не является отказом в обоснованности применения нулевой ставки НДС.

Согласно утвержденному порядку для обоснования применения нулевой ставки по НДС налогоплательщик-экспортер вместо бумажных документов вправе выбрать один из вариантов:

  • Представить реестр № 1 — реестр таможенных деклараций в электронной форме (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 30.09.2015 № ММВ-7-15/427), а также копии контракта и транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов с отметками таможенных органов (на бумажном носителе или в виде скан-образа);
  • Либо реестр № 5 — реестр таможенных деклараций транспортных, товаросопроводительных и иных документов (Приложение 5 к Приказу ФНС России от 30.09.2015 № ММВ-7-15/427), а также копию контракта с иностранным партнером (на бумажном носителе или в виде скан-образа).

При отправке документов используется электронная опись, формат которой утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012. № ММВ-7-6/465@.

Таким образом, через оператора электронного документооборота можно отправить по телекоммуникационным каналам связи все документы, необходимые для подтверждения обоснованности применения ставки 0% по НДС. Иными словами, экспортеры могут подтвердить нулевую ставку, не выходя из офиса, что конечно сильно упрощает жизнь бухгалтеру и оптимизирует саму процедуру.

Порядок проведения проверки представленных в реестрах данных и требование дополнительных пояснений и документов у налогоплательщика

Нужно понимать, что представление реестров документов не избавляет налогоплательщиков от подачи в налоговый орган самих документов в случае их истребования. Так, налоговый орган в ходе проведения камеральной налоговой проверки вправе выборочно истребовать у налогоплательщика копии документов, сведения из которых включены в представленные реестры.

Первоначально представленные налогоплательщиком реестры сведений сверяются с данными налоговых деклараций по НДС. При этом налоговая база, облагаемая по нулевой ставке, по данным реестра сведений должна быть равна показателю соответствующей строки в разделе 4 налоговой декларации по НДС. Затем проводится внутренняя проверка данных в представленном реестре. В частности, проверяется итоговая сумма по реестру сведений — она должна соответствовать сумме налоговых баз по каждой таможенной декларации. Если на данном этапе выявляются расхождения, вызванные, как правило, арифметическими ошибками или некорректным вводом данных, то налогоплательщику направляется требование о представлении пояснений в рамках п. 3 ст. 88 НК РФ.

Главную проверку данные реестров налогоплательщика проходят тогда, когда налоговые инспекторы сравнивают их с информацией, полученной от органов ФТС России. Если несоответствия выявляются на данном этапе, то в адрес налогоплательщика направляется уже требование о представлении документов на основании п. 15 ст. 165 НК РФ. Истребование документов может происходить как в сплошном порядке, так и выборочно, например, когда в реестре сведений отражены данные, которые не подтверждены информацией таможенных органов, либо искажены настолько, что их невозможно идентифицировать с данными таможенных органов. При этом налоговый орган имеет право истребовать только те документы, которые заявлены в представленных реестрах сведений. Замечу, что копии документов, представляемых на бумажном носителе в инспекцию, должны в полном объеме соответствовать требованиям, предусмотренным ст. 165 НК РФ, и содержать все необходимые реквизиты (даже те, которые не указываются в реестрах сведений). Так, копии таможенных деклараций должны содержать отметки российского таможенного органа, осуществившего выпуск товаров в процедуре экспорта, и российского таможенного органа места убытия, через который товар был вывезен из РФ. В противном случае документ будет признан не соответствующим требованиям ст. 165 НК РФ со всеми вытекающими из этого последствиями.

Однако само по себе наличие расхождений по результатам сопоставления инспекторами реестров сведений с информацией, полученной от ФТС России о таможенном декларировании, об оказанной международной перевозке, данными о фактическом вывозе товаров, еще не является самостоятельным основанием для отказа в подтверждении обоснованности применения нулевой ставки НДС, а только указывает на ту зону риска, к которой налоговым органом будет проявлено повышенное внимание при проведении мероприятий налогового контроля.

При получении налогоплательщиком требования о представлении документов в рамках п. 15 ст. 165 НК РФ, запрошенные документы следует представить в течение 20 календарных дней с момента получения соответствующего требования.

В случае же полного непредставления налогоплательщиком по требованию налогового органа документов, сведения из которых были включены в реестры, обоснованность применения налоговой ставки 0% в соответствующей части считается неподтвержденной. Таким образом, игнорировать требования налогового органа не следует, тем более, если вы уверены в правомерности своих действий. Тщательная проверка документов только подтвердит ваше право на применение нулевой ставки НДС.

Для подтверждения ставки НДС 0% компания «Такском» разработала специальный сервис «Картотека документов» .Он служит для подбора, комплектации и направления документов, хранящихся в различных информационных системах, в налоговые органы через оператора «Такском».

Чем удобен этот сервис? В нем все процессы идут автоматически: собираются документы, из них формируются пакеты подтверждающих документов, которые впоследствии проверяются. В заключении сервис выдает отчет о проделанной работе. И таким образом ежеквартально автоматически производится подтверждение ставки НДС 0% в виде реестров в формате ФНС согласно статье 165 НК РФ, полных пакетов документов, перечня заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Статья написана по материалам сайтов: mosarchiv.com, archives.ru, taxcom.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector