+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Списание документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Это интересно:  Какие документы нужны для оформления развода

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

    Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

    Изъятие бухгалтерских документов

    Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

    Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

    Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

    Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

    В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

    Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

    Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

    Это интересно:  Запрос документов вне рамок проведения налоговых проверок

    Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

    Утверждаю Мохов

    Генеральный директор Мохов О.Л.
    08.11.2016

    об уничтожении документов
    от 07.11.2016 № 1

    Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

    Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./

    Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./

    Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./

    Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
    Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
    Соответствующий приказ может выглядеть так:

    ЗАО «Актив»

    Приказ

    15 марта 2002 года N 43

    О создании экспертной комиссии

    В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
    которых истек,
    приказываю:
    1. Создать экспертную комиссию в составе:
    — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;
    — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
    секретарь М.И. Петрова.
    2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения
    документов, срок хранения которых истек.

    Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

    Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

    ЗАО «Актив»

    Акт
    о выделении документов на уничтожение

    21 марта 2002 года г. Москва

    Экспертная комиссия в составе:
    — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;
    — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
    секретарь М.И. Петрова,

    составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
    экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
    которых истек (опись прилагается):
    1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
    2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
    3. Кассовая книга за 1996 год.
    4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
    год.
    5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
    6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
    папки).
    7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
    год (1 папка).
    8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
    9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
    10. Главная книга за 1996 год.

    Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
    Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
    Петрова /М.И. Петрова/

    После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
    После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
    Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
    В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.
    Акт может выглядеть так:

    ЗАО «Актив»

    Акт
    об уничтожении документов, срок хранения которых истек

    28 марта 2007 года г. Москва

    Экспертная комиссия в составе:
    — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;
    — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;
    секретарь — Петрова М.И.,

    составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной
    актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения
    которых истек.
    В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
    макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ
    100256, которая прилагается к настоящему акту.

    Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
    Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
    Петрова /Петрова М.И./

    Это интересно:  Ипотека по двум документам втб 24

    Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

    Пример
    Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
    Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
    Дебет 50 Кредит 91-1
    118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
    Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
    18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Порядок уничтожения документов

    Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

    Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

    Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

    Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

    Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

    Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

    Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

    Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

    Инструкция по уничтожению секретных документов

    Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

    1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
    2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
    3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

    Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

    Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, hr-portal.ru, gosuchetnik.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector