Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов

Что такое первичный документ

Первичным документом принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки, связанные с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ», (статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В этой норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

В пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную:

во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ;

в содержательной части отражается суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и приводятся соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.);

в заключительной части отражаются данные ответственного лица (наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события). Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Является ли первичкой счет-фактура

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ), т.е. цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Является ли первичкой договор

Договор также не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички».

Требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов

В части 4 статьи 9 нового Закона о бухучете нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Но это не означает что:

такие формы больше нельзя использовать;

все унифицированные формы стали необязательными.

Теперь организации могут сами разрабатывать некоторые формы первички, но это еще надо делать правильно.

Теперь можно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике, а можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. Подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

Есть формы документов, которые должны применяться независимо от того, что сказано в новом Законе о бухучете, так как эти документы утверждались не с целью реализации закона о бухучете, а для реализации других нормативно-правовых актов, которые продолжают действовать. К таки документам относятся:

    Кассовые и банковские документы, т.к. обязательность унифицированных форм предписана Центробанком , поэтому (согласно Порядку ведения кассовых операций) их необходимо составлять по следующим унифицированным формам:

    приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);

    кассовой книги (форма № КО-4);

    книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

    расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);

    платежной ведомости (форма № Т-53).

    Документы по учету труда и его оплаты, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в целях реализации положений Трудового кодекса РФ, а его требования обязательны для любых организаций.

    Документы для безналичных расчетов необходимо также составлять по формам, которые утверждены Центробанком (согласно Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П), т.к. порядок безналичных расчетов регулируется в числе прочего и банковскими правилами. Ими установлена форма платежного поручения.

    Транспортную накладную — составление транспортной накладной требует пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, а форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272).

    Формы счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета), утвержденные Правительством РФ. При и спользовании иных форм контрагент не сможет получить вычет по НДС, т.к.:

    в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ сказано, что вычеты НДС возможны «при наличии соответствующих первичных документов»;

    правильно оформленный первичный документ — это документ, который содержит все необходимые реквизиты, а его форму утверждает сама организация (части 2, 4 статьи 9 «Закона о бухгалтерском учете»).

    Использование собственных форм

    Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можно взять унифицированные формы, убрав из их лишние реквизиты (повторюсь — со счетами фактурами так делать не надо).

    Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которыми согласно части 2 статьи 9 «Закона о бухгалтерском учете» являются:

    наименование и дата составления документа;

    наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);

    содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);

    величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

    Статья написана и размещена 3 января 2013 года. Дополнена — 15.04.2019

    Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

    Унифицированные формы первичных учетных документов

    Оглавление

    Унифицированные формы первичных учетных документов — установленные органами власти формы первичных учетных документов, применяемые при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

    В настоящее время применение унифицированных форм первичных учетных документов не является обязательным, но они могут применяться добровольно.

    Комментарий

    Унифицированные формы первичных учетных документов — это установленные органами власти формы первичных учетных документов, которые применяются при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

    Унифицированные формы первичных учетных документов утверждены и опубликованы в так называемых альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    До 1 января 2013 года применение унифицированных форм было обязательным. Применение иных форм первичных документов считалось нарушением.

    С 1 января 2013 года Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определил, что формы первичных учетных документов могут быть составлены в любой форме, но в них должны быть указаны сведения, которые определены вышеуказанным законом. Так, Минфин РФ в Информации N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указал:

    «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).».

    Таким образом, большинство первичных документов могут оформляться по собственным разработанным формам. Исключение — унифицированные формы первичной учетной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. По унифицированным формам составляются, к примеру, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и т.п.), транспортная наладная, железнодорожные накладные и квитанции (Приказы МПС РФ от 18.06.2003 № 30, 32, 39).

    На практике, многие организации продолжают использовать унифицированные формы первичных учетных документов, с небольшими корректировками и в тех случаях, когда их применение необязательно.

    Пример

    «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66)

    Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

    Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

    Историческая справка

    Разработка унифицированных форм первичных учетных документов была проведена в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах», которое возложило на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

    Госкомстат РФ утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации Постановлением от 24.03.1999 N 20.

    Затем, были разработаны сами альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

    Унифицированные формы первичных документов

    Первичные документы нужно оформлять на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций такие бланки разработал Госкомстат России. Эти бланки называют унифицированными формами.

    Так, в настоящее время действуют типовые бланки для учета:

    основных средств и нематериальных активов;

    продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения;

    кассовых операций и результатов инвентаризации;

    операций, связанных с оплатой труда.

    Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей.

    Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

    торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);

    операций на предприятиях общепита;

    денежных расчетов с применением ККМ;

    капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

    работы строительных машин и механизмов;

    операций на автомобильном транспорте;

    сельскохозяйственной продукции и сырья.

    Вы можете выбрать тот формат бланков, который вам наиболее удобен. При необходимости можно включить в типовой бланк дополнительные реквизиты (например, адрес и телефон фирмы). Разрешается изменять размеры граф и строк бланка. Но все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом, должны быть сохранены.

    Исключение — документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. В эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

    Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно. Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике организации. Кроме того, не забудьте о том, что такой документ должен содержать обязательные реквизиты.

    В перечень действующих унифицированных форм первичной учетной документации, в частности входят:

    Номер формы Наименование формы Постановление Госкомстата России, которым утверждена форма Утвержденный формат
    По учету труда и его оплаты
    по учету кадров
    Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу от 05.01.04 N 1
    Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу от 05.01.04 N 1
    Т-2 Личная карточка работника от 05.01.04 N 1
    Т-2 ГС (МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего от 05.01.04 N 1
    Т-3 Штатное расписание от 05.01.04 N 1
    Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника от 05.01.04 N 1
    Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 05.01.04 N 1
    Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу от 05.01.04 N 1
    Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику от 05.01.04 N 1
    Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам от 05.01.04 N 1
    Т-7 График отпусков от 05.01.04 N 1
    Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) от 05.01.04 N 1
    Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) от 05.01.04 N 1
    Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку от 05.01.04 N 1
    Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку от 05.01.04 N 1
    Т-10 Командировочное удостоверение от 05.01.04 N 1
    Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении от 05.01.04 N 1
    Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника от 05.01.04 N 1
    Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников от 05.01.04 N 1
    по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
    Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда от 05.01.04 N 1
    Т-13 Табель учета рабочего времени от 05.01.04 N 1
    Т-49 Расчетно-платежная ведомость от 05.01.04 N 1
    Т-51 Расчетная ведомость от 05.01.04 N 1
    Т-53 Платежная ведомость от 05.01.04 N 1
    Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей от 05.01.04 N 1
    Т-54 Лицевой счет от 05.01.04 N 1
    Т-54а Лицевой счет (свт) от 05.01.04 N 1
    Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику от 05.01.04 N 1
    Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) от 05.01.04 N 1
    Т-73 Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы от 05.01.04 N 1
    По учету основных средств и нематериальных активов
    ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) от 21.01.2003 N 7 А4L
    ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) от 21.01.2003 N 7 2А4
    ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-4б Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств от 21.01.2003 N 7 А4
    ОС-6а Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-6б Инвентарная книга учета объектов основных средств от 21.01.2003 N 7 2A4L
    ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж от 21.01.2003 N 7 A4L
    ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования от 21.01.2003 N 7 А4
    НМА-1 Карточка учета нематериальных активов от 30.10.97 N 71а А5
    По учету материалов
    М-2 Доверенность от 30.10.97 N 71а 1/24 д.л.
    М-2а Доверенность от 30.10.97 N 71а А5
    М-4 Приходный ордер от 30.10.97 N 71а А5
    М-7 Акт о приемке материалов от 30.10.97 N 71а 2А4
    М-8 Лимитно-заборная карта от 30.10.97 N 71а А4
    М-11 Требование-накладная от 30.10.97 N 71а А5
    М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону от 30.10.97 N 71а А4
    М-17 Карточка учета материалов от 30.10.97 N 71а А4
    М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений от 30.10.97 N 71а А4
    По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
    МБ-2 Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов от 30.10.97 N 71а А5
    МБ-4 Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов от 30.10.97 N 71а А6
    МБ-7 Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений от 30.10.97 N 71а А4
    МБ-8 Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов от 30.10.97 N 71а А4
    По учету работ в капитальном строительстве
    КС-6 Общий журнал работ от 30.10.97 N 71а 2А4
    КС-11 Акт приемки законченного строительством объекта от 30.10.97 N 71а А4
    КС-14 Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией от 30.10.97 N 71а 2А4
    По учету результатов инвентаризации
    ИНВ-1 Инвентаризационная опись основных средств от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-1а Инвентаризационная опись нематериальных активов от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-2 Инвентаризационный ярлык от 18.08.98 N 88 Б5
    ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-6 Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-8а Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств от 18.08.98 N 88 А5
    ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-17 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами от 18.08.98 N 88 А4
    Прил. к ф. ИНВ-17 Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации от 18.08.98 N 88 А4
    ИНВ-23 Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-25 Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций от 18.08.98 N 88 2А4
    ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией от 27.03.2000 N 26 2А4
    По учету кассовых операций
    КО-1 Приходный кассовый ордер от 18.08.98 N 88 А5
    КО-2 Расходный кассовый ордер от 18.08.98 N 88 А5
    КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов от 18.08.98 N 88 А4
    КО-4 Кассовая книга от 18.08.98 N 88 А4
    КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств от 18.08.98 N 88 А4
    По учету торговых операций
    по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин
    КМ-1 Акт о переводке показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины от 25.12.98 N 132 А4
    КМ-2 Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию от 25.12.98 N 132 А4
    КМ-3 Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам от 25.12.98 N 132 А4
    КМ-4 Журнал кассира-операциониста от 25.12.98 N 132 2А4 L
    КМ-5 Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста от 25.12.98 N 132 2А4 L
    КМ-6 Справка-отчет кассира-операциониста от 25.12.98 N 132 А4
    КМ-7 Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации от 25.12.98 N 132 А4 L
    КМ-8 Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ от 25.12.98 N 132 2А4 L
    КМ-9 Акт о проверке наличных денежных средств кассы от 25.12.98 N 132 А4
    по учету торговых операций (общие)
    ТОРГ-1 Акт о приемке товаров от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-2 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-4 Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-5 Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика от 25.12.98 N 132 А4
    ТОРГ-6 Акт о завесе тары от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-7 Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары от 25.12.98 N 132 2А4 L
    ТОРГ-8 Заказ-отборочный лист от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-9 Упаковочный ярлык от 25.12.98 N 132 А5 L
    ТОРГ-10 Спецификация от 25.12.98 N 132 А4
    ТОРГ-11 Товарный ярлык от 25.12.98 N 132 А5 L
    ТОРГ-12 Товарная накладная от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-13 Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-14 Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-15 Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-16 Акт о списании товаров от 25.12.98 N 132 А4L
    ТОРГ-17 Приходный групповой отвес от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-18 Журнал учета движения товаров на складе от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-19 Расходный отвес (спецификация) от 25.12.98 N 132 А4
    ТОРГ-20 Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров от 25.12.98 N 132 2А4 L
    ТОРГ-21 Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции от 25.12.98 N 132 2А4 L
    ТОРГ-22 Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц от 25.12.98 N 132 А4L
    ТОРГ-23 Товарный журнал работника мелкорозничной торговли от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-24 Акт о перемеривании ткани от 25.12.98 N 132 А4L
    ТОРГ-25 Акт об уценке лоскута от 25.12.98 N 132 А4L
    ТОРГ-26 Заказ от 25.12.98 N 132 А4
    ТОРГ-27 Журнал учета выполнения заказов покупателей от 25.12.98 N 132 2А4
    ТОРГ-28 Карточка количественно-стоимостного учета от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-29 Товарный отчет от 25.12.98 N 132 А4
    ТОРГ-30 Отчет по таре от 25.12.98 N 132 А4 L
    ТОРГ-31 Сопроводительный реестр сдачи документов от 25.12.98 N 132 А4 L

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Первичные учетные документы: форма имеет значение

    Из статьи Вы узнаете:

    1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

    2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

    3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

    Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

    Для чего нужны первичные учетные документы

    Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

    В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

    Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

    • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
    • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

    Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

    • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
    • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

    Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

    1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

    2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

    Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

    • использование унифицированных форм первичных документов;
    • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
    • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

    ! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе. При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

    Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

    При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

    • полностью самостоятельно разработанная форма;
    • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

    В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

    • наименование и дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

    ! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

    Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

    • наименование и номер путевого листа;
    • сведения о сроке действия путевого листа;
    • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
    • сведения о транспортном средстве;
    • сведения о водителе.

    Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

    Унифицированные формы

    Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

    • унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
    • программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

    Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению кассовых операций. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

    • приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
    • кассовая книга (форма № КО-4);
    • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
    • расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

    Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

    С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

    Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы:

    • Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.
    • Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.
    • Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

    Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

    Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

    Нормативная база

    1. НК РФ
    2. КоАП РФ
    3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
    4. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
    5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
    6. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
    7. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
    8. Письма ФНС РФ
    • от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
    • от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

    Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

    Статья написана по материалам сайтов: taxslov.ru, studopedia.ru, buh-aktiv.ru.

    »

    Это интересно:  Что будет если забыл документы на машину
    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector