Как подписывать электронные письма

Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?

Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

ФИО автора письма,

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Ведущий стилист салона Bellena.

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Отдела по работе с клиентами

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

— «крупных продаж и благодарных клиентов»;

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

— «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

Фамилия, имя, …

Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.

Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Это интересно:  Закон о конкуренции рк 2019

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Южного филиала АО «Северная компания».

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

По Ивановскому району Ивановской области.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Сектора космического строительства

АО «Предприятие ИКС».

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

  1. Сайт компании.
  2. Личный или корпоративный блог.
  3. Электронные книги.
  4. Видеоматериалы.
  5. Профили и группы в социальных сетях.

Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

1) Иванцова Надежда,

Ваш личный бьюти-стилист.

Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»

2) Сергеева Ольга,

Проекты, которыми горжусь:

Этот блог делала я.рф.

Приглашаю на бесплатный видеосеминар

«Классный сайт: какой он».

12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

— Всего доброго. Администрация.

— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

На языке Шекспира

Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

— Always — всегда, навеки, вечно;

— Best wishes – наилучшие пожелания;

— Your friend – ваш друг (товарищ);

— Much love (All my love) – с любовью;

— Yours always – вечно Ваш;

— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

Это интересно:  Как узнать остаток мат капитала через госуслуги

1) Yours Sincerely,

2) Yours faithfully,

Заключение

Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается » RE: «.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается » FWD: «.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Подпись в электронном письме

Подпись в электронном письме

Похожие публикации

Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.

Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть

Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:

  • доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
  • ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
  • экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.
Это интересно:  Как застраховать машину через госуслуги

Как правильно оформить подпись в электронном письме:

  1. Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
  2. Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
  3. Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
  4. Важное условие – грамотность написания.
  5. Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.

Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.

Подпись в электронном письме: примеры

В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.

Образец подписи электронного письма:

Менеджер по продажам ООО «Вектор»

Заменить фразу «С уважением» можно другими:

  1. С надеждой на плодотворное сотрудничество.
  2. Всегда рады помочь.
  3. С благодарностью за оказанное доверие.
  4. С наилучшими пожеланиями.
  5. Отличного настроения.
  6. С интересом ожидаем новых предложений.
  7. В ожидании Вашего визита.
  8. С надеждой на понимание.
  9. Удачного дня.
  10. Успехов Вам.

Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.

Как оформить подпись в электронной почте

Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.

Правила оформления подписей в электронных письмах

Подписи в электронных почтовых письмах следует использовать тогда, когда вы хотите предоставить получателю дополнительные контактные данные, большую информативность и просто проявить профессионализм. Мы в сегодняшней статье постараемся рассказать обо всех наиболее важных правилах оформления подписей с несколькими наглядными примерами.

Подписи в электронных письмах

Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.

По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.

Идеальный вариант подписи должен напрямую ссылаться на вас, как на отправителя, с указанием дополнительных контактных данных. Например, часто указываются страницы в соцсетях и сообщества с указанием ссылок. Нельзя забывать также и о правилах приличия в общении, используя уважительную форму обращения.

Необязательно использовать полный вид имени, включающий фамилию, имя и отчество. Вполне можно ограничиться полным или частичным сокращением. Тут же нужно отметить, что инициалы должны быть написаны на одном языке с остальным текстом, создавая ощущение органичности оформления. Исключением являются лишь некоторые сокращения, вроде «E-Mail», и название компании.

Если вы являетесь представителем какой-либо компании и письма отправляются с учетом вашей деятельности, важно упомянуть ее название. По возможности можно указать вашу должность и дополнительные контакты организации.

Последним важным аспектом, которому следует уделить особое внимание, является лаконичность содержания. Созданную подпись нужно тщательно проверять на читабельность, отсутствие проблем с грамматикой и емкость. В идеале весь текст должен состоять из 5-6 коротких строк.

Некоторые наиболее оптимальные примеры подписей вы можете наблюдать на скриншотах, представленных по ходу данной статьи. Как видно, оформление может сильно отличаться, но всех случаях отлично дополняет основное письмо. При создании своих подписей старайтесь уделять внимание примерам, комбинируя разные стили и в итоге получая уникальный вариант.

Заключение

Соблюдая все названные в статье правила, вы создадите подпись, прекрасно дополняющую основное содержимое отправляемых писем. После этого останется лишь воспользоваться соответствующим функционалом, чтобы добавить ее. Для этого перейдите в специальный раздел в настройках или отредактируйте HTML-код страницы в браузере.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Статья написана по материалам сайтов: virtech.ru, spmag.ru, lumpics.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий