Код структурного подразделения в штатном расписании

Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу. Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой. Документы в данной группе не утверждаются без приказа со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями. Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом. Составление расписания Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения.

Содержание

Составляем штатное расписание

Из возможных перемен:

  • оклады
  • дополнительные обязанности
  • переименование отдела
  • перевод
  • переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации. Переименование должности Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре.

Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной. Об изменениях надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.
Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Коды структурного подразделения в штатном расписании

А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно. Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним. Код структурного подразделения в штатном расписании В приказе надо указать следующие причины изменений: Изменение окладов

  • Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
  • Оптимизация работы, связанной с управлением
  • Законодательство корректируется
  • Основа для производства расширяется либо сокращается
  • Проводят реорганизацию
  • Введены мероприятия, улучшающие эффективность
  • Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как составить штатное расписание

Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой. Штат сотрудников Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода ОКПО. Иногда руководители путаются в датах, требующих указания.

В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи. При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа. Когда и как вносить изменения? Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно.
Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно. Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников. При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:

  • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
  • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении.

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем. С чего начинать заполнение унифицированной формы? Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах.

Унифицированная форма № т-3 — штатное расписание (бланк)

  • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
  • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
  • Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
  • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно? Порядок, этапы и правила заполнения При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

  • 1 Правила составления штатных расписаний
  • 2 Штатное расписание: о количествах единиц
  • 3 Информация по тарифным ставкам
  • 4 О надбавках в расписании
  • 5 Как делать примечания и изменения в документе
  • 6 Обязательно ли ознакомление с документом?
  • 7 Дополнительные правила для изменений
    • 7.1 Переименование должности
    • 7.2 Изменения по окладам
  • 8 Как штатные расписания утверждаются?
  • 9 Штатные расписания для филиалов
  • 10 Немного об утверждении и внесении изменений

Правила составления штатных расписаний Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3.

Как составить штатное расписание по форме т-3?

Наименования подразделений указываются по группам:

  • руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
  • производственные подразделения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Код структурного подразделения в штатном расписании

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям. к содержанию Кто составляет штатное расписание? Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта? В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Коды структурного подразделения в штатном расписании

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Что такое «штатная единица»? Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Особенности составления штатного расписания

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 4

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Недавно в редакцию пришло письмо, в котором читательница сообщила, что ГИТ, проверяя их компанию, указала на нарушение трудового законодательства, выразившееся в отсутствии штатного расписания. «Неужели это такой важный документ, за который могут привлечь к административной ответственности?» — возмущалась она. Да. Штатное расписание — очень важный кадровый документ. Зачем он организации, как его составить и внести при необходимости изменения, вы прочитаете ниже.

Форма и структура штатного расписания

Штатное расписание — это документ для оформления структуры, штатного состава и численности организации, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Упоминание о штатном расписании есть только в двух нормах Трудового кодекса — ст. ст. 15 и 57, в соответствии с которыми на основании данного документа в трудовой договор подлежит включению наименование должности (профессии), на которую трудоустраивается работник. Однако целый ряд нормативных актов позволяет контролирующим органам требовать у работодателя штатное расписание при проведении контрольно-надзорных мероприятий. Так, потребовать данный документ, кроме Роструда, например, могут:

— региональные отделения ФСС при проведении проверок правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование ;

— отделения ПФР для проверки документов, связанных с представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц , в том числе в целях оценки пенсионных прав застрахованных лиц.

Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».

Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п «Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования».

Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1). Она должна применяться в любой организации независимо от формы собственности.

Это интересно:  Закон о гражданском браке

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Как составить штатное расписание?

Чтобы было проще составить штатное расписание, иногда сначала выявляют структуру организации. В ней указываются наименования структурных подразделений без конкретного количества работников и размеров зарплаты. Однако это не обязательно.

Шапка штатного расписания вряд ли вызовет затруднения, тем не менее уточним порядок ее заполнения.

Наименование организации необходимо указывать в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования можно указать и его — в скобках.

Код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), указываемый при заполнении штатного расписания, содержится в информационном письме органов статистики. Эти сведения можно получить в бухгалтерии.

При первичном составлении штатного расписания в графе «Номер документа» проставляется единица. Поскольку в расписание время от времени вносятся изменения, рекомендуем завести отдельную нумерацию.

В качестве даты составления штатного расписания указывается текущая. Помните, что дата составления и дата, с которой расписание действует, могут различаться. Кроме этого, здесь же необходимо указать период, на который вводится данное расписание.

Примечание. Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

В графе «Структурное подразделение» предусмотрены два столбца — «Наименование» и «Вид». Пленум ВС РФ в Постановлении N 2 разъяснил, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д. Порядок внесения структурных подразделений не определен, поэтому обычно начинают с подразделения, включающего руководство компании, а затем в порядке подчиненности располагают остальные подразделения. Коды подразделениям присваиваются в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей компании. Например, у подразделения «Администрация» код 01, юридического отдела — 02, бухгалтерии — 03 и т. д. Отметим, что крупные структурные подразделения могут включать в себя более мелкие. Например, юридический департамент может включать в себя отдел по работе с договорами, отдел по урегулированию убытков и пр. В таком случае код подразделения будет состоять из нескольких цифр, например 03.1, где 03 — юридический департамент, а 1 — отдел по работе с договорами.

Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация» приводится наименование должности или профессии с указанием разряда, квалификации или категории.

Очень важно при наличии вредных работ при указании наименования должности учитывать Постановления Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/п-22 «Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» и Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 «Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение». Если название должности или профессии в штатном расписании не совпадает с наименованием в соответствующих справочниках или списках, работник потеряет право на льготы, гарантии и компенсации.

Если же в компании нет профессий и должностей с вредными условиями труда, как назвать ту или иную работу, решает работодатель самостоятельно.

Иногда трудно определить, к должности относится работа или к профессии. Должности предусматриваются для работников, которые занимаются умственным трудом (управление, сбор и анализ информации и пр.). Понятие «профессия», скорее, подойдет работникам, труд которых является производственным процессом, — водителям, монтажникам и пр.

При заполнении данной графы может возникнуть и такой вопрос: поскольку ст. 57 ТК РФ позволяет принимать работника не только по должности, но и для выполнения определенной работы, как отражать конкретный вид работы в штатном расписании? Например, если в этом документе не указан вид работы, организация не сможет принять сотрудника для осуществления определенной деятельности (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). В данном случае рекомендуем руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации , нормы которого позволяют дополнять унифицированные формы графами на усмотрение работодателя. Для этого работодатель должен издать приказ (см. ниже).

Утвержден Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Общество с ограниченной ответственностью «Май»

г. Саратов 14 февраля 2012 г.

В связи с необходимостью заключения трудовых договоров для выполнения конкретного вида поручаемой работы и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20,

1. Дополнить наименование графы 3 штатного расписания словами «Вид поручаемой работы».

2. Начальнику отдела кадров Ереминой А. Н. подготовить приказ о внесении изменения в действующее штатное расписание организации согласно п. 1 настоящего приказа в срок до 16.02.2012.

3. Ввести в действие измененное штатное расписание организации с 20.02.2012.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя директора Прохорова А. А.

Директор Седов /Р. Е. Седов/

С приказом ознакомлены:

Заместитель директора Прохоров, 14.02.2012 /А. А. Прохоров/

Начальник отдела кадров Еремина, 14.02.2012 /А. Н. Еремина/

Отметим, что при составлении штатного расписания не нужно указывать фамилии сотрудников, занимающих определенные должности, так как цель этого документа — определение структуры компании, численности и фонда оплаты труда.

В графе «Количество штатных единиц» указываются не только полные единицы. Например, если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, можно указать «0,5» или «0,3». Кроме этого, здесь же можно предусмотреть наличие вакантных должностей, чтобы впоследствии при приеме дополнительного работника не пришлось вносить изменения.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Как заполнить данную графу, если фиксированный размер оплаты труда определить невозможно (он зависит от итогов работы)? В таком случае рекомендуем в графе 10 «Примечание» сделать пометку о том, что у данного работника иная система оплаты труда, и привести ссылку на локальный нормативный акт. Она может выглядеть следующим образом: «Сдельная оплата труда. Положение об оплате труда от 24.05.2011 N 12-рд».

Отметим, что нельзя в эту графу вносить «вилку окладов», ведь Трудовым кодексом установлена обязанность работодателя по обеспечению работникам равной платы за труд равной ценности. Это означает, что у одной и той же должности не может быть два различных оклада. Однако разрешается установить градацию по должностям, например менеджер 1-й категории будет получать чуть меньшую зарплату, чем менеджер 2-й категории.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением N 1 (далее — Указания).

Если величина процентов меняется, например, в зависимости от стажа работы, то можно не указывать ее, а сделать в графе «Примечание» ссылку на локальный нормативный акт, которым предусмотрена выплата надбавки. Это позволит не вносить изменения в расписание, когда ее размер изменится.

Строка «Итого» заполняется только для граф «Количество штатных единиц» и «Всего в месяц, руб.».

После оформления всех граф необходимы подписи главного бухгалтера и руководителя кадровой службы. Если штатное расписание состоит из нескольких листов, подписывать каждый лист не обязательно — достаточно подписей на последнем листе. Если все же необходимость есть, форма Т-3 дополняется специальными строками для этого. Также нужно дополнить форму строкой для подписи, если должность главного бухгалтера или начальника отдела кадров вакантна. В таком случае графы, предусмотренные для подписи, останутся незаполненными.

Отдельно скажем про гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу формы. Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель компании или иное специально уполномоченное на это (уставом организации, доверенностью предпринимателя, приказом) лицо. В грифе указываются реквизиты такого приказа. Приведем его пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Май»

об утверждении штатного расписания

г. Саратов 12 мая 2011 г.

Директор Седов /Р. Е. Седов/

Внесение изменений в штатное расписание

Если в компании вводятся новые или исключаются некоторые штатные единицы (или целые подразделения) в связи с изменением организационных условий, необходимо внести изменения в штатное расписание. Кроме этого, изменения придется оформить при изменении окладов, переименовании структурных подразделений или должностей.

Как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания, работодатель решает на свое усмотрение. Полагаем, что, если изменения носят единичный характер, например, исключена вакантная должность, можно издать приказ об этом, а в форме в графе «Примечание» сделать ссылку на данный приказ. Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов, целесообразнее утвердить новое штатное расписание, чтобы не запутаться.

Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ. Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Май»

о внесении изменений в штатное расписание

г. Саратов 12 сентября 2011 г.

Это интересно:  Какой нпф выбрать в 2019 году

В целях совершенствования организационной структуры ООО «Май»

1. Внести в штатное расписание с 20.09.2011 следующие изменения — ввести новое структурное подразделение «Отдел по взысканию задолженности» со следующим штатным составом:

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Еремину А. Н.

Директор Седов /Р. Е. Седов/

С приказом ознакомлен:

начальник отдела кадров Еремина, 12.09.2011 /А. Н. Еремина/

Исключение должностей или отделов также оформляется приказом. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется. Отметим, что вакантные должности лучше исключить из штатного расписания до проведения мероприятий по сокращению, так как исключение их одновременно с уведомлением работников о предстоящем увольнении будет расценено контролирующими органами как несоблюдение процедуры расторжения трудовых договоров в связи с сокращением численности или штата работников.

Если сокращение все же планируется, соблюдайте определенные ст. ст. 82 и 180 ТК РФ сроки. Кроме этого, помните, что придется уведомлять работников, профсоюзный орган (при его наличии), службу занятости и предлагать имеющиеся или вновь открывшиеся в период уведомления вакансии.

При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ: уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Приведем выдержку из приказа об изменении окладов.

1. Внести с 22.02.2012 в штатное расписание ООО «Май» изменения, установив следующие оклады по должностям:

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Еремину А. Н.

Вопрос: В какие сроки должно быть разработано и утверждено штатное расписание? Как часто нужно утверждать новое штатное расписание?

Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Рекомендуем лишь утвердить новое расписание в начале календарного года, если в предыдущем году оно достаточно часто изменялось.

Вопрос: Нужно ли заверять графу «Утверждено» печатью?

Нет. Такого требования в Указаниях, утвержденных Постановлением N 1, не содержится.

Вопрос: Каковы сроки хранения штатного расписания?

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утверждены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Так, в силу п. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного названным Приказом, штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 73 Перечня).

Вопрос: Как изменить наименование должности в штатном расписании?

Напомним, что, если целью является только переименование должности, а функционал остается тот же, достаточно приказа о внесении изменений. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Выглядеть запись может следующим образом: «Должность «старшая уборщица» с 16.10.2011 переименована в «бригадир уборщиц».

Вопрос: Можно ли установить доплату работнику с более высоким уровнем профессионализма, не меняя штатного расписания?

Можно. Для этого необходимо в локальном нормативном акте установить порядок и размеры премирования работников, например в положении об оплате труда, положении о премировании работников или приказе. В случае принятия решения о депремировании кого-либо из работников работодатель просто не включает его фамилию в очередной ежемесячный приказ о премировании.

Вопрос: Нужно ли при приеме на работу до подписания трудового договора ознакомить новичка со штатным расписанием?

Условие об оплате труда обязательно для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Если работодатель укажет в трудовом договоре размер должностного оклада и иных частей, из которых состоит заработная плата сотрудника, а также ознакомит его с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок начисления зарплаты и систему оплаты труда в организации в целом, необходимости ознакомить новичка со штатным расписанием нет.

Вопрос: Для чего составляют штатную расстановку?

Штатная расстановка — это то же штатное расписание, только с указанием фамилий работников, занимающих должности. Этот документ очень удобен для кадрового работника, так как позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, размеры и виды надбавок. Кроме этого, видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.

Вопрос: Нужно ли включать в штатное расписание внештатных работников?

На практике под внештатным работником понимают сотрудника, выполняющего работы (оказывающего организации услуги) по гражданско-правовым договорам. На таких работников согласно ст. 11 ТК РФ действие трудового законодательства не распространяется. Следовательно, вносить их в штатное расписание не нужно.

Унифицированная форма N Т-3

Общество с ограниченной ответственностью «Май» ├───────┤

Как исправить наименования отделов, если у них разные наименования в штатном расписании и других кадровых документах?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

В штатном расписании наименование структурного подразделения отличается от наименования структурного подразделения в 1С, следовательно и в заключенных кадровых документах наименование подразделения от штатного расписания отличается (в штатном расписании указано — Энерго-механическая служба, а в 1с и приказах — Энергомеханическая служба). В трудовой книжке и трудовых договорах, то же структурное подразделение указанно, не так как в штатном расписании. Как исправить данную ошибку?

Ответ

Структурное подразделение, если Вы решили его отразить в трудовом договоре, и должность во всех документах должны быть одинаковыми.

Штатное расписание необходимо для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Обязательным условие для включения в трудовой договор является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Структурное подразделение, даже если оно отражено в штатном расписании, может не отражаться в трудовом договоре, поскольку является дополнительным (необязательным) условием трудового договора (абз. 2 ч. 4 ст. 57 ТК РФ). При этом если Вы все же решили указывать структурные подразделения в трудовых договорах, их наименования должны соответствовать штатному расписанию.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора, а его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Соответственно, в приказе структурное подразделение указывается на основании трудового договора.

В свою очередь, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Личная карточка работника заполняется, помимо прочего, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и трудовой книжки (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Таким образом, во всех документах должна быть отражено одно и то же структурное подразделение.

Исправить ошибки можно несколькими способами:

  • исключить из трудового договора и прочих документов указание на структурное подразделение;
  • скорректировать наименование структурного подразделения в штатном расписании, что представляется наиболее оптимальным;
  • скорректировать структурное подразделение во всех документах так, чтобы оно соответствовало штатному расписанию.

О том, как внести изменения в штатное расписание, читайте: http://vip.1kadry.ru/#/document/161/73208/

Исправить ошибки в приказах можно несколькими способами: издать приказ во изменение некорректного документа или путем исправления первичных учетных документов согласно пунктам 4.2, 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Подробнее об этом: http://vip.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/51558/dfasuyuqpz/

Подробности в материалах Системы Кадры:

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Трудовая функция – работа сотрудника по должности в соответствии со штатным расписанием, определенной профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы (ст. 15, абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Прием сотрудника на работу оформите приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом говорит часть 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ. Для лиц, с которыми организация заключит гражданско-правовые договоры, например подряда, возмездного оказания услуг и т. п., приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу издайте по унифицированной форме № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме.

Это интересно:  Выплаты молодой семье до 30 лет

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доведите до его сведения под подпись. До заключения трудового договора сотрудника нужно ознакомить под подпись с Правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими внутренними документами, которые регулируют его трудовую деятельность. Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа или другого решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Вносить в трудовую книжку примечание об отсутствии стажа, если сотрудник впервые устраивается на работу, не нужно. В записи о приеме на работу также не следует указывать:

А вот если сотрудника принимают на работу с вахтовым режимом, то об этом нужно сделать отметку в записи о приеме на работу.

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Для чего нужно штатное расписание
  2. Определение: Трудовая функция
  3. Ситуация: Как оформить приказ о приеме сотрудника на работу
  4. Ситуация: Как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника
    • на срочный характер отношений, если сотрудник принят по срочному договору;
    • на то, что сотрудник будет работать в северных районах.
  5. Ситуация: Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды

С помощью штатного расписания на предприятии описывается и закрепляется его кадровая структура – названия должностей, ставки по ним, оклады, подразделения, к которым относятся сотрудники.

Но как именно закрепляются в структуре расписания отдельные виды подразделений (структурные и обособленные), их наименования и кодировка — это и многое другое рассмотрим в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Основные понятия

В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.

Виды структурных единиц предприятия

В том случае, если в организации выделяются отделы, службы, цеха, бригады или другие элементы структуры, они должны быть отражены в штатном расписании (далее — ШР). При этом выделение производится в соответствии с выполняемой ими трудовой функцией.

По выполняемым задачам принято различать следующие виды подразделений:

    Обязательно ли указывать их в ШР?

    Выделять в расписании подразделения нужно лишь в одном случае: когда они организационно на предприятии существуют.

    Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.

    Как следствие, фактически организация может действовать, не выделяя внутри себя каких-то обособленных структур. В этом случае в расписании будет лишь перечень должностей, не закреплённых за какими-то подразделениями.

    Если же они выделяются, то должны быть закреплены специальными положениями или снормативными актами, которые утверждаются руководством предприятия для каждой службы. В документах о создании структур должны быть определены:

    • описание создаваемой структуры;
    • её функции и задачи;
    • полномочии руководства подразделения;
    • ответственность руководителя и конкретных работников;
    • порядок взаимодействия с руководством предприятия в целом и другими службами.

    Как отразить отдельные виды подразделений?

    Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?

    Обособленные

    Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:

    1. Представительства, которые представляют интересы компании и осуществляют их защиту.
    2. Филиалы, которые выполняют полностью или частично все функции организации в конкретном регионе или населённом пункте.

    В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании. Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства. При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.

    Структурные

    В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам. В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.

    В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.

    Как ввести в ШР новую структурную единицу?

    В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:

    1. Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
    2. Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
    3. Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
    4. Проект утверждается приказом руководителя организации (как составить и утвердить штатное расписание?).
    5. Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу (является ли локальным актом штатное расписание?).
    6. В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.
    • Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания
    • Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

    После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия.

    Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, www.kdelo.ru, 101million.com.

    «

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий