+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Протокол заседания экспертной комиссии

00.00.0000 № 00 г. Тюмень

Заседания экспертной комиссии

Председатель — Ф.И.О. (председателя ЭК)

Секретарь — Ф.И.О. (один из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе

поручено исполнять обязанности секретаря)

Фамилия И.О. – председатель ЭК

Фамилия И.О. – член ЭК

Фамилия И.О. – член ЭК

О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Фамилия И.О. члена ЭК о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст прилагается).

Фамилия И.О. член ЭК – предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

Одобрить описи дел постоянного хранения за № 00, подлежащих передаче в архив предприятия.

… (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

Протокол заседания экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

План работы экспертной комиссии

Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, План работы экспертной комиссии по проверке состояния документационного обеспечения управления на 20&hellip год .

Скачать пример общего плана можно здесь .

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее — по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

  • акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
  • акты о неисправимых повреждениях документов.

    Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

    На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

    Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

    Протокол заседания ЭК

    Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

    Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь .

    Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

    В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

    Проведение экспертизы ценности документов

    Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

    Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

    В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

    Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    Состав экспертной комиссии

    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

    Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    Задачи и функции ЭК

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

    Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1]
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

    Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

    Отбор документов на хранение

    При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

    Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

    Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

    Это интересно:  Наказание за оставление места дтп без пострадавших

    В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

    При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

    Отбор документов к уничтожению

    Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

    Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

    Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

    Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

    Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

    Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

    О создании постоянно действующей экспертной комиссии

    В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

    1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

    Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

    Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

    Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

    Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

    Попова Е.В. – заместитель начальника

    отдела бухгалтерского учета и отчетности

    Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

    Председатель комиссии – Попов И.В. заместитель генерального директора

    Секретарь – Полунина Е.Ф. старший менеджер.

    Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

    Гусев С.И. – старший менеджер

    Петухова И.С. – ответственный за архив

    1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

    Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

    2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

    Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

    И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

    Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

    И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

    Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

    Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

    Председатель Попов И.В. Попов

    Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

    Протокол заседания экспертной комиссии

    Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

    Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

    УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ

    (УФС по РИКБ по Липецкой области)

    Образец приказа о создании экспертной комиссии

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

    Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

    Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

    Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

    По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

    Об утверждении Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений

    Текст документа по состоянию на июль 2011 года

    Страница 2 из 2

    МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

    Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и может служить методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры с отражением в ней специфики формирования дел конкретного профтехучилища.

    При разработке Примерной номенклатуры дел особое внимание уделено определению сроков хранения.

    При определении сроков хранения дел за основу был принят Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» (М. ГАУ при СМ СССР, 1977).

    Сроки хранения подавляющего большинства дел Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений определены согласно графе 4 Перечня типовых документальных материалов. Сроки хранения некоторых дел, не указанных в данном Перечне, определены исходя из научно-практической ценности документов.

    Исчисление сроков хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом окончания дел, законченных делопроизводством. Например, для дел, законченных делопроизводством в 1980 г. исчисление срока хранения начинается с 1 января 1981 г.

    Продолжительность хранения документов по личному составу равна разности предельного срока хранения 75 лет и возраста (в.) данного лица к моменту окончания дела («75 л.-в.»).

    Руководящие и инструктивные документы хранятся до замены новыми.

    Невостребованные трудовые книжки работников училища и подлинные личные документы хранятся до востребования, но не менее 50 лет после ухода работников с работы.

    Дела, для которых вместе со сроками хранения проставлена отметка ЭК, тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. При этом экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, включаются в акт на уничтожение и уничтожаются после утверждения этого акта. Личные дела работников училища просматриваются экспертной комиссией и отбираются на постоянное хранение по согласованию с архивным органом.

    Это интересно:  План проверок трудовой инспекции на 2019

    При установлении сроков хранения дел в индивидуальных номенклатурах училищ отметка ЭК переносится из Примерной номенклатуры. Снятие этой отметки запрещается.

    Если профтехучилищу предписано местным архивным органом сдавать документы в государственный архив, оно обязано:

    а) согласовать индивидуальную номенклатуру дел с этим архивом

    в) при необходимости изменение сроков хранения дел согласовать с данным архивом.

    Профтехучилища, не сдающие дела в государственный архив, согласовывают свои индивидуальные номенклатуры дел, а также необходимые изменения сроков хранения дел с канцелярией местного управления профтехобразования.

    При разработке индивидуальной номенклатуры дел каждого профтехучилища с использованием Примерной номенклатуры необходимо соблюдать, кроме перечисленных выше, следующие положения:

    1. Индивидуальная номенклатура дел учебного заведения профтехобразования оформляется в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), Методическими рекомендациями по практическому ее применению (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), ГОСТами 6.38-72 и 6.39-72, Методическими указаниями по их внедрению (М. Госкомитет стандартов СМ СССР, 1973) и данной Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений.

    2. Форма индивидуальной номенклатуры предусматривается в соответствии с приложением 16 Единой государственной системы делопроизводства.

    3. Составление индивидуальной номенклатуры осуществляется по разделам, отражающим основные направления деятельности училища.

    4. В индивидуальную номенклатуру дел училища не следует переносить из Примерной номенклатуры названия тех дел, которые в данном училище не ведутся, и можно вносить при необходимости дополнительные дела, не указанные в Примерной номенклатуре.

    5. Каждому делу номенклатуры училища присваивается постоянный цифровой индекс, состоящий из двухзначного номерного обозначения раздела номенклатуры и — через дефис — двухзначного порядкового номера дела. Например, раздел «Производственное обучение» обозначен цифровым индексом 05. Следовательно, его первому делу присваивается индекс «05-01», а десятому — «05-10».

    6. Установленные в Примерной номенклатуре сроки хранения дел являются обязательными для всех профессионально-технических учебных заведений и проставляются без изменения в индивидуальные номенклатуры дел профтехучилищ при их составлении.

    7. При формировании дел училища не рекомендуется, для сокращения их количества, группировать различные по содержанию документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но однохарактерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

    Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

    9. Составленная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и председателем экспертной комиссии профтехучилища затем она согласовывается с ЭПК архивного органа или канцелярией местного управления профтехобразования и утверждается директором училища.

    10. Утвержденная номенклатура дел училища действует в течение ряда лет. Она пересоставляется и переутверждается только после коренного изменения функций и структуры учебного заведения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел училища в конце каждого года уточняется. После внесения в нее текущих изменений она ежегодно перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года.

    11. В конце каждого календарного года в номенклатуру дел училища вносится итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, об их численности в соответствии со сроками хранения: постоянным, долговременным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет).

    При оформлении индивидуальной номенклатуры дел в графе 3 проставляется количество томов, заведенных в течение года по каждому наименованию дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой, не заведено, в графе 4 пишется «Дело не заведено». В графе «Примечания» отмечается, какие дела переходят на следующий год.

    12. Экземпляры номенклатуры дел училища за каждый год хранятся в специальном деле первого раздела номенклатуры.

    Приказом Госпрофобра СССР

    от 27 мая 1981 г. N 80

    ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ &lt*&gt

    &lt*&gt В дальнейшем именуется «училище».

    1. Общие положения

    1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на архивное хранение и к уничтожению в каждом училище создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

    Обязанности секретаря экспертной комиссии возлагаются на работника, ответственного за работу архива училища.

    1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (М. ГАУ при СМ СССР, 1966), Положением о Государственном архивном фонде СССР, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, приказами и инструкциями Государственного комитета СССР и государственного комитета союзной республики по профтехобразованию, а также местного управления профтехобразования, указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, соответствующих республиканских и местных архивных учреждений, типовыми и ведомственными перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения и настоящим Положением.

    1.4. Экспертная комиссия училища является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором училища или после одобрения экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения.

    2. Функции экспертной комиссии

    Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    2.1. Ежегодно организует совместно с делопроизводственной службой и архивом отбор документов на хранение и к уничтожению. При этом основное внимание экспертная комиссия уделяет отбору документов постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет).

    2.2. Рассматривает графики передачи документов на хранение в архив училища и в государственный архив (по согласованию с ними) и представляет их на утверждение директору училища.

    2.3. Рассматривает описи дел на документы постоянного хранения и по личному составу, находящиеся в архиве училища и подлежащие передаче в государственный архив, и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии местного архивного учреждения.

    2.4. Рассматривает акты о выделении к уничтожению документов училища, не подлежащих дальнейшему хранению.

    2.5. Рассматривает предложения об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и представляет их на утверждение в архивное учреждение.

    2.6. Участвует в подготовке проектов номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел училища, инструкций по организации делопроизводства и архива училища и рассматривает их.

    2.7. Проводит инструктажи и консультации работников училища по методике отбора документов на хранение и к уничтожению.

    3. Организация работы экспертной комиссии

    3.1. Экспертная комиссия училища работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

    3.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором училища, и отчитывается перед ним о своей работе.

    3.3. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

    3.4. Заседания экспертной комиссии протоколируются протокол подписывается председателем и секретарем комиссии, утверждается директором училища.

    3.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорный вопрос разрешается директором училища или выносится на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Особое мнение членов комиссии отражается в протоколе.

    Обязательному утверждению местным архивным учреждением подлежат: решения экспертной комиссии об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, Примерной номенклатурой дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и Примерной номенклатурой дел.

    3.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

    3.7. Экспертная комиссия систематически информирует директора училища о своей деятельности.

    4. Права экспертной комиссии

    Экспертной комиссии предоставляется право:

    4.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам училища по вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, их технической обработки и передачи дел в архив училища.

    4.2. Требовать от руководителей подразделений розыска недостающих дел, подлежащих передаче в государственный архив, и представления письменного объяснения в случае их отсутствия.

    4.3. Заслушивать на своих заседаниях информации работников делопроизводства о состоянии учета и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

    4.4. Запрашивать от работников училища сведения, необходимые для определения ценности разработанных ими документов.

    4.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии для консультаций квалифицированных специалистов органов профтехобразования и работников местного архивного учреждения.

    4.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архива училища.

    Настоящее Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений составлено лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, утвержденного Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 18 мая 1977 г. N 97.

    Это интересно:  Росгосстрах выплата компенсаций дтп

    Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

    Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

    • проверить срок хранения бумаг;
    • провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
    • создать протокол ее заседания;
    • сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
    • уничтожить бумаги.

    Требования к протоколу

    Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

    Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

    • наименование организации;
    • название документа;
    • дата составления;
    • место составления;
    • ФИО председателя и секретаря;
    • повестка дня;
    • постановка задач;
    • вынесение решения;
    • подписи ответственных лиц.

    Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

    Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

    Заполним акт заседания по шагам.

    ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

    Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

    Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

    Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

    В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

    Сроки хранения документации

    Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

    Заседания экспертной комиссии

    Председательствующий — Фамилия И. О. (председателя ЭК)

    Секретарь — Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)

    1. Фамилия И. О. — председатель ЭК.

    2. Фамилия И. О. — член ЭК.

    3. Фамилия И. О. — член ЭК.

    1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

    2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

    3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

    1. Слушали:

    Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается).

    Выступили:

    1. Фамилия И. О., член ЭК — предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

    Постановили:

    1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № …, …, подлежащих передаче в архив предприятия.

    1.2. . (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

    2. Слушали:

    Выступили: …

    Постановили: …

    Председательствующий: подпись, расшифровка подписи

    Секретарь: подпись, расшифровка подписи

    Образец протокола заседания экспертной комиссии

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

    · отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

    · отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

    · выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

    Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хране-ния и уничтожения только на основании заголовков дел.

    Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

    Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    _____________________________________________________________________________ (наименование федерального органа исполнительной власти) _____________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ______

    № п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) При-меча-ние
    6*
    Название раздела

    В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе:

    (цифрами и прописью)

    литерные номера: _____________________________________________________________

    пропущенные номера: _________________________________________________________

    лица, составившего опись

    СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000

    Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

    (цифрами и прописью)

    Наименование должности сотрудника структурного подразделения

    Подпись Расшифровка подписи

    Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

    (цифрами и прописью)

    работника ведомственного архива

    Подпись Расшифровка подписи

    Образец Сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

    и по личному составу

    Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ № __ ______________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись расшифровка подписи Дата
    На основании ______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ___________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ __________________________ (название фонда)
    № п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за годы Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи Кол-во дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Приме-чание
    Итого ___________________ дел за годы _________________________________________. (цифрами, прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы утверждены, а по личному составу — согласованы с ЭПК ______________________________________, (наименование архивного учреждения) протокол № ____ от __________________________________________________________. Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) от ________ № __ Документы в количестве ____________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в _______________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № __________. Наименование должности работника, сдавшего документы подпись (И.О. Фамилия) Дата Изменения в учетные документы внесены: Наименование должности работника архива (службы ДОУ) внесшего изменения в учетные документы подпись (И.О. Фамилия) Дата

    Образец Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководите-лем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

    В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

    Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

    · Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;

    · Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;

    · Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

    Статья написана по материалам сайтов: iskovoe.my1.ru, gosuchetnik.ru, helpiks.org.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector