+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Система контроля доступа и учета рабочего времени

О.А. Батманов, Ю.Г. Суконщиков, И.И. Муслякова

Батманов Олег Анатольевич

заместитель директора ООО «ЕС-пром»,

Суконщиков Юрий Геннадьевич

начальник отдела продвижения ООО «ЕС-пром»,

Муслякова Ирина Ивановна

начальник отдела кадров ООО «НИЦ «ФОРС»

Одна из устойчивых тенденций рынка систем безопасности — интеграция этих систем в единый комплекс управления предприятием. Использование оборудования и программного обеспечения систем контроля и управления доступом (СКУД), в первую очередь предназначенных для обеспечения безопасности объекта, для автоматизации процессов начисления заработной платы и повышения уровня трудовой дисциплины на предприятии, — наиболее востребованное направление такой интеграции.

Функциональность «Учет рабочего времени» (УРВ) стала де-факто обязательной для СКУД любого масштаба. Имея данные о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию, а также в отдельные цеха, подразделения и даже кабинеты предприятия, логично использовать эту информацию при расчете заработной платы и для фиксации нарушений трудовой дисциплины с последующим вынесением соответствующих взысканий. Успешных примеров реализации таких систем множество. Уже спустя несколько месяцев эксплуатации экономия фонда оплаты труда оказывается сопоставимой со стоимостью внедрения СКУД [1].

Впрочем, нередки и ситуации, в которых системы УРВ не оправдывают ожиданий потребителя, а работникам в судах удается оспаривать правомерность дисциплинарных взысканий, вынесенных на основании информации, полученной от СКУД.

Чаще всего такие ситуации — следствие отсутствия комплексного подхода. При внедрении СКУД на предприятии нельзя ограничиваться установкой контроллеров и программного обеспечения. Необходимо наряду с технической частью системы создать адекватную задачам систему организационно-правового обеспечения УРВ. Кроме того, следует избавиться от заблуждения в отношении реальности «совершенно автоматического» формирования табеля, не требующего администрирования уполномоченными сотрудниками.

1. СОБЛЮДАЕМ ЗАКОН И ПОРЯДОК

ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ УРВ

В соответствии со статьей 189 ТК РФ работодатель обязан создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда, которая определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Для построения корректных правовых взаимоотношений с работниками в этой области целесообразно отразить в ПВТР наличие пропускного режима, его осуществление с помощью СКУД и сделать ссылку на основной документ, регламентирующий доступ (Положение, Инструкция, Регламент о пропускном и внутриобъектовом режиме). В этом документе необходимо подробно описать порядок входа на предприятие и выхода с предприятия, правила пользования электронными пропусками, ответственность за их утерю и т. д.

С Правилами внутреннего трудового распорядка и ПВТР сотрудников следует ознакомить под роспись до заключения трудового договора в соответствии с частью третьей статьи 68 ТК РФ. Работник обязан соблюдать трудовую дисциплину согласно части второй статьи 21 ТК РФ, соответственно при нарушении пропускного режима работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности на основании статьи 192 ТК РФ.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОРРЕКТНОСТИ ФИКСАЦИИ ТЕКУЩЕГО ВРЕМЕНИ

В случае трудовых конфликтов в первую очередь подвергаются сомнению точность зафиксированного СКУД времени прохода сотрудника через контрольные точки. Чтобы ответить на вопрос: «Как обеспечить юридически значимую достоверность зафиксированного времени?» — требуется понимать, что является источником точного времени для СКУД.

Контроллеры доступа, обеспечивающие фиксацию времени прохода на аппаратном уровне, не предназначены для длительного автономного отсчета временных интервалов, поэтому в большинстве систем выполняется обязательная синхронизация встроенных часов аппаратных средств с сервером СКУД. Программные же продукты СКУД функционируют под управлением операционной системы компьютера и используют информацию о текущем времени, предоставляемую встроенными часами компьютера и операционной системой.

Следовательно, обеспечив регулярную синхронизацию часов сервера СКУД с системой единого времени (СЕВ) предприятия, работодатель имеет полное право настаивать на том, что данные времени, предоставляемые СКУД, достоверны. Разумеется, что СЕВ на предприятии должна: а) существовать, б) быть заявлена в качестве источника единого времени правилами внутреннего трудового распорядка и в) обеспечивать клиентов (сетевое оборудование) одинаковым временем с высокой точностью.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В СИСТЕМЕ УРВ

Любая система УРВ и СКУД для осуществления своих функциональных возможностей требует занесения в базу данных информации о персонале. Эта информация, в зависимости от способа применения систем и масштаба предприятия, может содержать как минимальный объем сведений, например, только фамилии сотрудников, так и расширенный набор информации о них, включающий ФИО, паспортные данные, фотографию, марку, цвет и регистрационный номер автомобиля и т. п.

Российское законодательство предусматривает необходимость защиты персональных данных граждан от несанкционированного использования и передачи третьим лицам. Для выполнения требований, предусмотренных законодательством, необходимо использовать сертифицированные программные средства, обеспечивающие заданный уровень защиты. Эти средства могут быть встроены в состав программных средств СКУД и УРВ или устанавливаться в качестве дополнительных приложений [2].

2. БЕЗ ОБСЛУЖИВАЮЩЕГО ПЕРСОНАЛА СИСТЕМА УРВ РАБОТАТЬ НЕ БУДЕТ

Используя имеющуюся в СКУД информацию, достаточно просто, на первый взгляд, организовать расчет отработанного времени для каждого сотрудника и обеспечить автоматическое формирование табеля о выработке рабочего времени по окончании каждого учетного периода. Стоит только рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть там, где он осуществляет трудовую деятельность в соответствии с должностными обязанностями. И наоборот, когда системой СКУД зафиксирован факт нарушения режима труда и отдыха, полученная информация может быть использована для создания «Акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте».

Однако при внимательном подходе к созданию системы УРВ возникает ряд вопросов, без решения которых полноценный расчет произвести невозможно. Полученные результаты практически всегда будут весьма приблизительными и непригодными для использования при начислении заработной платы. Причин тому несколько.

РАЗЛИЧНЫЕ КАТЕГОРИИ И ГРАФИКИ РАБОТЫ

На каждом предприятии всегда есть несколько категорий персонала с разными графиками работы и местами осуществления трудовой деятельности. Для инженерно-технических работников, как правило, установлен стандартный 8-часовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя. Производственный персонал предприятий с непрерывным циклом производства зачастую имеет двух- или трехсменный скользящий график работы с периодичностью повторения несколько недель. Руководители подразделений обычно должны регулярно посещать смежные подразделения или подрядные организации как на территории своего предприятия, так и за его пределами. Лица, ответственные за сбыт или поставку продукции, за юридическое сопровождение деятельности, могут регулярно находиться за территорией предприятия во время проведения деловых переговоров с партнерами или осуществления задач взаимодействия с различными государственными службами.

ПЕРЕРЫВЫ ОПЛАЧИВАЕМЫЕ И НЕОПЛАЧИВАЕМЫЕ

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя предоставлять работникам перерывы в течение рабочего дня, причем перерывы могут как включаться в рабочее время и подлежать оплате (ст. 109 ТК РФ), так и быть неоплачиваемыми (ст. 108 ТК РФ). В последнем случае работник вправе использовать перерыв по своему усмотрению и может отлучаться с места работы.

ЕЖЕГОДНЫЙ ОПЛАЧИВАЕМЫЙ ОТПУСК И ДРУГИЕ УВАЖИТЕЛЬНЫЕ ПРИЧИНЫ

Все сотрудники предприятия имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, могут отсутствовать на рабочем месте в связи с временной нетрудоспособностью. Кроме этого, возможно отсутствие на рабочем месте при оформлении отпуска без сохранения заработной платы, ученического отпуска и т. п.

«ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР»

Вероятность появления преднамеренных попыток так или иначе обмануть СКУД далеко не нулевая. В случае экономической целесообразности технически возможно более жесткое «навязывание» пользователям соблюдения корректных алгоритмов прохода через точки доступа (полноростовые турникеты, функция «антипассбэк», организация шлюзовых кабин и конструкций, устройства «антитэйлгейтинга» и пр.). Но и при штатном функционировании СКУД иногда возникает необходимость временного изменения рабочего графика, например, по распоряжению руководства, в силу непредвиденных обстоятельств и т. д.

ЗАДАЧИ ОПЕРАТОРОВ СИСТЕМЫ УРВ

Учет и занесение в систему официальных первичных документов, создание необходимых аналитических отчетов при разборе спорных ситуаций невозможны без участия оператора системы УРВ. Кроме того, система УРВ требует наличия квалифицированного персонала для осуществления настройки и коррекции ее параметров, занесения информации о приказах и выполнения выверки результатов расчета.

3. ВАРИАНТЫ РАСЧЕТА БЮДЖЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Существуют два подхода к организации системы учета рабочего времени на основании данных о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию предприятия, полученных из СКУД:

■ данные о времени передаются из СКУД в систему управления предприятием, где они обрабатываются согласно принятой на предприятии логике управления и учета;

■ первичные данные о времени проходов обрабатываются специализированным программным обеспечением, поставляемым вместе с большинством профессиональных СКУД. ERP-системы предприятий, как правило, поддерживаются и адаптируются собственными или аутсорсинговыми специалистами, реализующими в полном объеме необходимый функционал, в том числе и УРВ. В таком случае СКУД выполняет роль поставщика данных о событиях и получателя данных о пользователях и их правах доступа.

Для предприятий, не имеющих полноценной ERP-системы и ориентирующихся на программные модули УРВ, поставляемые производителями СКУД, представляется рациональным указать возможные варианты расчета.

ВАРИАНТЫ РАСЧЕТА БЮДЖЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Для обеспечения возможности реализации УРВ соответствующий модуль СКУД должен реализовывать следующее множество вариантов расчета бюджета рабочего времени.

1. Учет времени нахождения на рабочем месте с момента первого входа в область контроля до последнего выхода.

2. Учет суммы интервалов времени между ближайшими событиями входа и выхода. Иными словами, учет суммы интервалов присутствия.

Это интересно:  Составление бухгалтерского баланса по оборотно сальдовой ведомости

3. Учет суммы интервалов времени от самого раннего входа до самого позднего выхода при наличии нескольких событий входа и/или выхода подряд.

4. Автоматическое внесение информации о полной выработке рабочего времени по событию первого входа. Это применимо, например, для водителей автотранспорта, которые после получения путевого листа на предприятии продолжают работу на согласованном маршруте, обеспечивающем автоматическую выработку бюджета рабочего времени сотрудником.

5. В некоторых случаях полный рабочий день может быть проставлен в табель на основании любого события входа или выхода в течение всего рабочего дня. Такой способ учета приходится применять, например, для обслуживающего персонала, водителей или руководителей среднего звена, которые могут войти на территорию через проходную, въехать на автомобиле через ворота, а также покинуть территорию любым из этих способов.

6. Для руководителей высшего звена, как правило, учет рабочего времени вести не требуется, так как их производственная деятельность связана с регулярными командировками и деловыми контактами за пределами предприятия. Фактически функция учета рабочего времени этой категории сотрудников сводится к занесению информации об отпусках, командировках или временной нетрудоспособности. В остальные рабочие дни в табель заносится полная выработка рабочего бюджета вне зависимости от наличия событий о проходах.

Корректность расчетов можно обеспечить только при учете положения текущего дня в циклическом рабочем графике. От системы УРВ обычно требуется поддержка как минимум стандартной пятидневной рабочей недели с восьмичасовым рабочим днем, круглосуточного дежурства один раз в трое суток, сменной работы по скользящему графику с циклическим изменением рабочей смены в течение нескольких недель.

В алгоритмах расчета также должна учитываться периодичность, с которой выполняется учет рабочего времени. Необходимо иметь возможность указания интервалов допустимого времени прихода и ухода, за пределами которых фиксируются нарушения трудовой дисциплины. Требуется учитывать перерывы для отдыха и обеда, безусловно вычитаемые из общего бюджета рабочего времени определенных категорий служащих независимо от их фактического присутствия на рабочем месте.

Основным результатом работы системы УРВ является сформированный табель учета использования рабочего времени (форма № Т13). Информация, содержащаяся в этом табеле, может быть объективной, полной и достоверной. Необходимое условие этого — обеспечение организационно-правового сопровождения и корректного обслуживания систем УРВ и СКУД.

ЛИТЕРАТУРА

1. Батманов О., Куляс М., Суконщиков Ю. Какова роль СКУД в составе ИСБ? Взгляд разработчиков // «Алгоритм Безопасности». 2014. № 1.

2. Шмелев П. СКУД и сертификация ФСТЭК// «Алгоритм безопасности». 2015. № 3.

Источник: Алгоритм Безопасности» № 1, 2016 год.

Использование системы контроля доступа для учета рабочего времени

Статьи по теме

Системы контроля доступа (далее — СКД) — это совокупность устройств, связанных, как правило, в одну сеть (подключенных к компьютеру или автономных), и программного обеспечения, предназначенных для контроля доступа людей в служебные помещения и передвижения по ним и позволяющих решать ряд задач организации, прежде всего относительно сохранности имущества, охраны работников, коммерческой тайны с помощью автоматизированного учета рабочего времени и контроля за соблюдением трудовой дисциплины. В трудовом праве отсутствуют нормы, специально регулирующие вопросы введения и использования работодателем СКД. Рассмотрим, какие трудовые права работников затрагиваются при этом, на какие аспекты трудового права работодателю, использующему СКД, прежде всего необходимо обратить внимание.

Возможности автоматизированного учета рабочего времени

Основными функциями СКД в связи с учетом рабочего времени являются:

идентификация каждого работника и регистрация времени его прихода на работу и ухода с нее; контроль местонахождения работника на территории организации в течение рабочего дня.

На основе этих данных могут составляться различные формы отчетов по отдельным работникам, подразделениям, по всему предприятию, по любым периодам времени.

Современные системы контроля доступа позволяют осуществить автоматизированное заполнение форм первичной учетной документации, в частности табеля учета рабочего времени по формам Т-12, Т-13, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Некоторые СКД интегрируются с бухгалтерскими программами, что дает возможность избегать дублирования данных, экономит время кадрового отдела и бухгалтерии. Таким образом, достигается выполнение ряда задач: учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации; контроль за соблюдением работником установленного режима рабочего времени; получение информации для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

СКД позволяют вводить данные о режиме рабочего времени, например график рабочих смен, информацию об отклонениях (служебных командировках, пропусках по уважительной причине), что облегчает оперативный анализ данных в реальном времени.

Применение СКД

Одной из очевидных проблем СКД является адекватность содержащейся в базах данных информации.

Такая проблема возникает, в частности, при идентификации работников, если система использует для этого проксимити-карты — выдаваемые каждому работнику электронные пропуска, содержащие уникальные метки, занесенные в базы данных СКД, где содержится информация об объеме прав доступа, принадлежащем владельцу данной карты.

Такая система фактически фиксирует передвижение по территории организации карточки, а не работника. Практически каждый работодатель, который ввел на предприятии СКД с использованием проксимити-карт, сталкивается со случаями использования чужой карты. В такой ситуации работодателю следует разработать систему контроля и корректировки данных, которые содержатся в СКД, отсутствие которой, в частности, может привести к ошибкам в расчете заработной платы.

Подобных трудностей не возникает в случаях, когда СКД используют для идентификации биометрические данные работников (отпечатки пальцев, сетчатку глаза).

Также при введении СКД могут возникнуть, точнее, усугубиться проблемы нормирования труда. Не секрет, что законодательством практически не урегулирована проблема переработок, когда работники без проявления инициативы со стороны работодателя и оформления сверхурочной работы (соответственно, без ее оплаты в повышенном размере в соответствии с требованиями ТК РФ) систематически задерживаются на работе, что связано с неправильным нормированием труда. Очевидно, что завышение норм труда является (часто неумышленным) нарушением со стороны работодателя, которое до введения СКД в организации остается латентным, поскольку у таких работодателей табель, как правило, ведется путем регистрации отклонений (прогулов, пропусков по уважительной причине, санкционированных сверхурочных работ).

СКД вскроет все случаи переработок, не оформляемые как сверхурочные. В такой ситуации выходом для работодателя будет обеспечение правильного нормирования труда, введение соответствующих режимов работы (например, ненормированного рабочего дня).

Введение СКД

На первый взгляд вопрос о введении на предприятии системы контроля доступа с точки зрения трудового права является неурегулированным. Действительно, ни в ТК РФ, ни в иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, не обнаруживается правил относительно того, как в таких случаях должны быть защищены интересы работников.

Однако, по мнению автора, это кажущийся пробел. Право работодателя вводить на предприятии систему контроля доступа и как ее часть — автоматизированный учет рабочего времени, не вызывает сомнений. Это утверждение основывается на нормах трудового права. Контролировать время прихода и ухода работника, а также его местонахождение на территории организации в конкретный момент времени — право работодателя, которое корреспондирует основным трудовым обязанностям работника, перечисленным в ч. 2 ст. 12 ТК РФ, в частности обязанности подчиняться трудовому распорядку, соблюдать трудовую дисциплину.

Обязанность работодателя обеспечить учет рабочего времени установлена в ч. 3 ст. 91 ТК РФ. При этом метод учета является лишь техническим вопросом и для трудового законодательства не имеет значения, поскольку не затрагивает прав и обязанностей участников трудовых отношений.

Вместе с тем необходимо учитывать, что СКД является системой сбора и обработки персональных данных работников, следовательно, при ее введении и использовании работодателю необходимо соблюдать положения главы 14 ТК РФ. В частности, согласно п. 1 ст. 86 Кодекса обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Порядок введения подобной системы, ее функции, а также возложение тех или иных обязанностей на работников в связи с ее введением и другие вопросы не могут быть детально урегулированы трудовым законодательством, так как решение этих вопросов основывается на технических свойствах самой системы, а также на задачах, которые ставит перед собой организация. По мнению автора, детальное законодательное урегулирование в данном случае было бы неоправданным вмешательством в оперативно-хозяйственную деятельность организации.

При этом для работодателя важно снизить риск нарушения трудовых прав работников и возникновения трудовых споров. Отсутствие детального законодательного урегулирования затрудняет эту задачу: работодатель обязан самостоятельно проанализировать, какие нормы ТК РФ должны применяться в том или ином случае.

Это интересно:  Закон о физкультуре и спорте

Как представляется, для решения этой проблемы эффективным является составление локальных нормативных актов, что позволит, во-первых, под расписку ознакомить работников с техническими особенностями новой системы учета рабочего времени, новыми обязанностями, связанными с введением СКД; во-вторых, обеспечить введение разработанной в соответствии с трудовым законодательством локальной нормативной базы, которая послужит руководством к действию для работников и работодателя, в том числе при необходимости разрешения трудовых споров.

Количество локальных актов и их содержание зависят от конкретной ситуации, однако можно предположить, что потребуется локальный акт, устанавливающий для работников правила пользования СКД.

Введение СКД само по себе не затрагивает прав и обязанностей работников и, как правило, не является изменением условий труда. На практике может встретиться подробный трудовой договор или правила трудового распорядка, в которых указывается порядок доступа на территорию организации (например, установлена обязанность работника предъявлять на проходной пропуск особого образца, обязанность отмечать в журнале время прихода и ухода). По мнению автора, в большинстве случаев подобные описания носят информационный, а не регулятивный характер, их изменение не затрагивает прав участников трудовых отношений. Следовательно, такие изменения могут вводиться без согласия работников. Обязанностью работодателя в данном случае является лишь своевременное уведомление работников о введении СКД, раздача новых пропусков и информирование о необходимых действиях, которые работники должны совершать для прохода на территорию организации.

Содержание такого локального акта носит в основном информативный характер. Данный акт должен состоять из положений, устанавливающих случаи, сроки и порядок получения и сдачи проксимити-карт, последовательность действий, которые работник должен совершить на входе и выходе, а также при перемещении по территории организации, запрет на пользование чужой проксимити-картой, порядок внесения корректив в базу данных при нарушении этого запрета, обязанности работника при утере проксимити-карты.

Автор рекомендует отразить в локальном акте вопросы, связанные с ошибками и нарушениями, допускаемыми работниками при работе с СКД.

Работодатель не вправе не допускать работника на рабочее место без проксимити-карты. В любой организации, использующей СКД, имеется возможность допуска посетителей, не имеющих проксимити-карт, и в случае, когда работник забыл или потерял свою карту, ему должна быть предоставлена аналогичная возможность. Это связано с тем, что согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ в обязанности работодателя входит предоставление работникам работы, обусловленной трудовым договором. Отсутствие проксимити-карты можно рассматривать как дисциплинарный проступок, однако это не может рассматриваться как не явка на работу, а следовательно, не должно влечь серьезных санкций со стороны работодателя.

Такого дисциплинарного взыскания, как недопущение на рабочее место, в ТК РФ не существует. Отсутствие пропуска также не является основанием для отстранения работника от работы. Поэтому недопущение работника на рабочее место в случае, когда он по каким-то причинам явился на работу без проксимити-карты, может расцениваться как незаконное лишение работника возможности трудиться и влечет для работодателя юридическую ответственность. В частности, согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

Использование чужой проксимити-карты является дисциплинарным правонарушением, за которое работник может быть привлечен к ответственности. Автор полагает, что при принятии решения необходимо учитывать все обстоятельства данного нарушения: цель использования чужой карты, своевременное сообщение для внесения корректив в базу данных и т. п.

Некоторые работодатели устанавливают незаконный штраф за утерю проксимити-карты. Она является собственностью работодателя, и в случае ее утери работник может быть привлечен к материальной ответственности в размере стоимости изготовления новой карты (ст. 238 ТК РФ). Автор рекомендует отразить это условие в локальном акте, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись.

Для обслуживания СКД и достижения задач, которые ставятся при ее введении, может возникнуть необходимость изменения условий труда некоторых работников, чья трудовая функция составляет непосредственно работу с системой (например, служба охраны, кадровая служба, бухгалтерия, руководители подразделений). Следовательно, у работодателя может возникнуть необходимость изменения трудового договора с ними, что должно проводиться в порядке, предусмотренном ст. 72, 72.1 или 74 ТК РФ.

Если с введением СКД работнику поручают выполнение дополнительных, не оговоренных ранее в трудовом договоре (должностной инструкции, иных локальных документах) обязанностей, без изменения в целом трудовой функции, то в трудовой договор с согласия работника вносятся изменения путем оформления письменного соглашения об изменении трудового договора. Следует помнить, что возникновение дополнительных обязанностей должно повлечь изменение норм труда или повышение заработной платы работника. Так, в соответствии со ст. 151 ТК РФ при увеличении объема работы работнику должны устанавливаться доплаты. Изменение норм труда должно производиться с соблюдением правил ст. 162 ТК РФ.

Порядок внесения изменений в трудовой договор с работником и порядок перевода отличаются только тем, что при переводе необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку.

При необходимости работодатель проводит обучение работников согласно ст. 196 ТК РФ.

На основании ст. 74 ТК РФ работодатель вправе изменять условия трудового договора в одностороннем порядке при одновременном соблюдении следующих условий:

трудовая функция работника остается прежней; причиной изменения условий договора является изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины); определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.

Вместе с тем следует учитывать, что, ссылаясь на данную норму, работодатель не вправе возлагать на работника дополнительные обязанности в связи с введением СКД без его согласия, так как прежние условия договора при этом могут быть сохранены (например, работодатель может поручить выполнять дополнительные обязанности другому работнику).

Рассматриваемой нормой работодатель может воспользоваться, если изменяются иные условия труда (например, заполнение табеля учета рабочего времени, которое раньше велось вручную, теперь должно осуществляться в электронном виде).

Такие изменения должны вводиться в установленном ст. 74 ТК РФ порядке. С изменением условий труда должны быть проведены мероприятия, связанные с охраной труда в соответствии со ст. 212 ТК РФ (например, изменение режима труда и отдыха, обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и пр.).

Как видим, введение СКД может повлечь изменение трудовых договоров, заключенных с работниками, должностных инструкций и др. Для обеспечения взаимодействия между различными службами, осуществляющими работу с базами данных СКД, возможно составление еще одного локального акта.

Как правило, к соответствующей базе данных могут иметь доступ руководство, бухгалтерия, кадровая служба, служба охраны предприятия, причем права и уровни доступа того или иного работника могут варьироваться.

Для наиболее оптимального использования СКД рекомендуется в локальном акте (к примеру, порядке работы подразделений организации с СКД) урегулировать вопросы, связанные с правами доступа, порядком использования СКД, возложением на определенных работников определенных обязанностей по ведению соответствующих баз данных, внесению информации и контролю за ней.

На руководителей подразделений следует возложить контроль за адекватностью данных СКД (время нахождения работника на рабочем месте, причины отсутствия: решение производственных задач, прогул, опоздание и т. п.), нормирование труда.

Службе охраны можно доверить контроль за конфиденциальностью данных.

Кадровая служба должна осуществлять своевременный ввод данных о режиме рабочего времени, оформление табелей, составление различных отчетов, контроль за правильным использованием работниками СКД, а бухгалтерия — своевременный расчет оплаты труда и составление статистической отчетности по труду.

Базы данных СКД являются достаточно защищенными и при обычных условиях использования не могут стать источником несанкционированного распространения информации, касающейся персональных данных работников. Тем не менее при ее введении работодатель должен внести изменения в локальные акты, регулирующие конфиденциальность персональных данных работников.

Эта позиция основывается на нормах п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК РФ, согласно которым работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

С помощью данных, обработанных с использованием СКД, могут быть выявлены дисциплинарные проступки (к примеру, прогул, опоздание, невыполнение норм труда), являющиеся основанием для привлечения виновных к дисциплинарной ответственности. При этом необходимо учитывать, что в соответствии с п. 6 ст. 86 ТК РФ при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на его персональных данных, полученных в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Таким образом, закон запрещает работодателю принимать решение о привлечении работника к ответственности только лишь на основании сведений, полученных с использованием СКД; необходимо получить объяснения самого работника, его непосредственного руководителя, лиц, обслуживающих СКД, в частности имеющих дело с контролем и корректировкой данных и т. п.

Документальное оформление, сопровождающее привлечение работника к дисциплинарной ответственности, очень важно для работодателя, так как при возникновении спора ему придется представлять доказательства, свидетельствующие о совершении работником нарушения, явившегося поводом для привлечения к ответственности.

Это интересно:  Должностная инструкция бухгалтера материального стола

Отчеты, полученные с использованием СКД, могут подтверждать, например, факт невыхода работника на работу, нахождения его в течение рабочего дня вне пределов рабочего места, опоздания.

В гражданском процессуальном праве вопрос об использовании электронных документов в качестве судебных доказательств на сегодняшний день до конца не решен. Такие доказательства относятся к письменным, поскольку содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела (п. 1 ст. 71 ГПК РФ).

Вместе с тем не существует конкретного перечня критериев оценки достоверности данных, полученных с помощью компьютера. Работодателю следует позаботиться о подтверждении достоверности этих данных, в частности путем представления объяснений от лиц, обслуживающих СКД.

Таким образом, по мнению автора, документы, полученные с использованием СКД, не дают никаких преимуществ при доказывании позиции работодателя в суде ввиду их невысокой доказательной силы. Они должны использоваться только в совокупности с другими доказательствами.

Работодателю следует своевременно позаботиться о том, чтобы факты, на которые он планирует ссылаться в процессе, подтверждались рядом доказательств, которые в совокупности будут достаточными для подтверждения правомерности его действий (п. 3 ст. 67 ГПК РФ).

В заключение необходимо отметить, что работники так же могут ссылаться на документы, полученные с помощью СКД, при доказывании своей правоты в спорах с работодателем. Работодатель не имеет право не предоставить работнику соответствующие сведения в силу ст. 89 ТК РФ (право работника на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника). Помимо этого сведения, содержащиеся в базах данных СКД, могут служить доказательством в рамках производства по делам об административных правонарушениях (ст. 26.7 КоАП РФ).

Таким образом, системы контроля доступа позволяют оптимизировать управление кадрами, а именно: помогают укрепить трудовую дисциплину, создать эффективную систему нормирования и оплаты труда, обеспечить объективное рассмотрение трудовых споров, прежде всего внутри организации, автоматизировать учет рабочего времени и расчет заработной платы. При введении и использовании СКД работодателю следует учитывать существующие законодательные требования, которые обеспечивают соблюдение прав работников. Недопущение работника на рабочее место в случае, когда он по каким-то причинам явился без проксимити-карты, может расцениваться как незаконное лишение его возможности трудиться.

Учет рабочего времени в офисах при помощи СКУД – почему он неэффективен?

Система контроля и управления доступом (СКУД) нередко используется на многих предприятиях, включая производства, офисы, складские помещения и т.д. Ее основной функцией является безопасность – распознавание персонала и ограничение несанкционированного доступа лиц на территорию. Кроме того, некоторые работодатели применяют СКУД для учета рабочего времени своих сотрудников, контролируя с их помощью, кто и когда зашел в офис/цех/склад или вышел оттуда. Однако почему эта опция показала свою неэффективность для офисных работников?

На сегодняшний день, всё больше систем контроля доступа оснащаются функцией учета рабочего времени, а фиксация времени входа-выхода персонала учитывается при контроле дисциплины, начислении заработной платы, премий или штрафов. Впрочем, эксплуатация данного оборудования в офисе имеет немало «подводных камней», поэтому далеко не всегда приносит ожидаемый эффект.

Более того, даже самые инновационные системы управления доступом не могут контролировать производительность офисного персонала. Они только фиксируют, кто и когда приходит на работу, а когда уходит с нее. Человек может отмечать идеальный 8-часовой рабочий день без малейших опозданий или лишних перерывов, и при этом будет постоянно играть в компьютерные игры или общаться в соц. сетях, вместо выполнения своих обязанностей. А другой сотрудник может каждый день немного опаздывать, но работать с максимальной эффективностью и уходить из офиса позже остальных – однако в нем СКУД будет распознавать злостного нарушителя дисциплины.

Система такого типа нуждается в профессиональном обслуживании, без которого она не сможет грамотно и точно обрабатывать полученные данные. На любом предприятии есть различные категории персонала, каждая из них имеет свой особый график работы и должностные обязанности. Например, многие сотрудники (особенно на руководящих должностях) регулярно посещают другие отделы, офисы компаний-подрядчиков, выезжают на деловые переговоры – поэтому они будут довольно часто отсутствовать на рабочем месте. Даже новейшие модели СКУД не смогут учитывать подобные нюансы самостоятельно, соответственно, понадобится поручить эти задачи оператору.

Грамотный учет рабочего времени в офисах содержит в себе множество деталей и вариантов, от соблюдения которых напрямую зависит правильность его результатов. Например, система должна учитывать не только общее время нахождения на предприятии в течение дня с момента первого входа до момента последнего выхода. Также необходимо принимать во внимание интервалы присутствия, как суммарно, так и по отдельности. Правильная фиксация всей этой информации (особенно, для большого коллектива) требует немалого времени и ответственности.

Альтернативой СКУД по учету рабочего времени может стать программный комплекс KickIdler, предоставляющий расширенный функционал не только по учету, но и контрою эффективности офисного персонала. Программный комплекс отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая историю посещенных им сайтов, запущенных программ, время начала/конца работы за компьютером, перерывы, прогулы и прочие отклонения от рабочего процесса. На основании данной информации KickIdler формирует подробные отчеты по использованию сотрудниками рабочего времени, которые помогут вам облегчить процесс контроля производительности в вашей компании.

Система контроля доступа на проходной с функцией учета рабочего времени (турникет-трипод)

Описываемое техническое решение позволяет организовать автоматическую проходную систему сотрудников предприятия с функцией учета рабочего времени на основе сетевого контроллера СКУД, турникета-трипода и автоматизированного рабочего места с установкой и настройкой соответствующего программного обеспечения. Модуль учета рабочего времени и все остальные базовые функции системы контроля и управления доступа собраны в одной удобной оболочке программного обеспечения и администрируется соответствующим квалифицированным сотрудником предприятия.

Точка прохода (навесной турникет-трипод) устанавливается на входе (на проходной) внутри предприятия для логического разделения здания/помещения на зоны, в которых ведется учет рабочего времени и условно свободной зоны. Примером разделения зон может послужить вход в помещение компании внутри офисного здания со стороны общего коридора или вход на предприятие с улицы, вход на предприятие с улицы после раздевалки. Специально для регистрирования системой направления прохода и корректного подсчета человеко-часов, считыватели бесконтактных карт разделены и удалены от турникета, чтобы сотрудник смог дотянуться только до того считывателя, который относится к зоне его нахождения. Манипуляции и другие действия направленные на обман системы подсчета времени и, соответственно предприятия, так же могут нивелироваться встроенными функциями обработки подобных событий в ПО СКУД, а так же установленными камерами системы видеонаблюдения или визуальным контролем консьержа / сотрудника охраны.

Закажите бесплатный выезд инженера для расчета стоимости монтажа турникета на проходной с учетом рабочего времени

телефон: +7 (342) 299-40-10

Управление и администрирование базы карточек доступа и профилей сотрудников производится на любом пригодном компьютере предприятия, подключенном к одной сети с контроллером. Для удобства записи карт доступа техническое решение предполагает подключение настольного USB считывателя к соответствующему компьютеру с ПО СКУД.

В случае установки турникета в эвакуационном проходе от пожарной сигнализации до контроллера и/или блока управления турникета подводится соответствующий сигнальный провод для отключения/разблокировки штанг трипода во время пожара и свободного выхода людей.

Примерная смета на установку турникета-трипода и СКУД с учетом рабочего времени

Полученная система контроля доступа может быть дооснащена стационарными алкотестерами в проходной для проверки сотрудников на предмет употребление алкоголя.

Смета на поставку и монтаж системы контроля доступа и турникета на проходную с функцией учета рабочего времени
Наименование Описание Ед. изм. Цена за ед. (руб.) Количество Сумма (руб.)
Турникет-трипод навесной шт. 45000 1 45000
Контроллер шт. 13600 1 13600
Бесконтактный считыватель шт. 1500 2 3000
Настольный USB считыватель шт. 3000 1 3000
Карты доступа шт. 30 60 1800
ПО расширение до 1000 карт пользователей шт. 12900 1 12900
ПО модуль учет рабочего времени шт. 10900 1 10900
БИРП шт. 3000 1 3000
Аккумулятор шт. 1800 2 1800
Прочий расходный материал компл. 5000 1 5000
Монтажные работы 15000
Пуско-наладочные работы 5000
Итого: 120000

Для формирования узкого потока людей через проходной турникет и систему контроля доступа может оснащаться различными элементами ограждений. В примерной смете на установку турникета дополнительные ограждения не заложены, так как предполагается монтаж оборудования в естественный проходной коридор.

Статья написана по материалам сайтов: www.law.ru, www.kickidler.com, bevik.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector