+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Гарантийное письмо на оплату счета образец

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

  1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
  2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
  3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
  4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
    • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
    • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
    • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

Конкретные образцы гарантийных писем

Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

о поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

Это интересно:  Рко на выдачу зарплаты по ведомости образец

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма на подтверждение намерений арендодателя

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Пример письма с гарантией трудоустройства

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

Бланк и образец гарантийного письма об оплате

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 14 мая 2019

Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

А если оплата будет позже?

Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

Содержание и форма гарантийного письма

Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

К их числу относятся:

  • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
  • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
  • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
  • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
  • юридический адрес;
  • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
  • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
  • подписи директора и главного бухгалтера;
  • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.

Особенности оформления и использования гарантийного письма

Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка.

(«Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»)

Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

Гарантийное письмо об оплате

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,5 кб

Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.

Грамотно пишем письмо-гарантию

Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:

  • порядковый номер письма и дату его составления;
  • фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
  • письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
  • подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
  • подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).

Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.

Гарантийное письмо на оплату счета образец

Договорные отношения имеют очень долгую историю. И всегда ключевыми моментами в них выступали размер, условия и срок оплаты. Иначе одна из сторон могла не согласиться на заключение договора. Впрочем, и получение выгоды является целью чуть ли не каждого контракта.

Зачастую между компаниями выстраиваются прочные, долгосрочные отношения.

И основываются они на цепочке товар-деньги (деньги-товар). Но бывает так, что продукция фирме-клиенту нужна уже сегодня, а оплату он может произвести только через некоторое время. Или просрочен предыдущий платеж, а без текущей поставки никак не обойтись.

Это один из случаев, когда можно обратиться к написанию гарантийного письма.

Такой документ должен быть составлен предельно точно и ясно, не содержать никаких размытых формулировок. Он имеет юридическую силу, и по своему характеру близок к договорным документам.

Гарантийное письмо – это своего рода вид деловой переписки между юридическими (юридическим и физическим) лицами. Обычно оно составляется от лица какой-то фирмы и содержит в себе письменные гарантии или определенные обязательства, подтверждаются достигнутые ранее договоренности

Гарантийное письмо может составляться для подтверждения:

  • Срока выполнения какой-либо работы или услуги;
  • Оплаты за полученную продукцию или принятую работу;
  • Качества товара или выполненной работы;
  • Срока оплаты или поставки;
  • Прочее.

Унифицированной формы гарантийного письма не существует.

Гарантийное письмо об оплате счета обычно подтверждает обязательства компании перед контрагентом произвести оплату за поставленные товары или услуги в определенные сроки.

Это интересно:  Служебное письмо образец заполнения

Зачастую оно пишется в ответ на уже поступившую в устной или письменной форме претензию от партнера в результате просрочки платежа.

Хоть и не существует строгого регламента по составлению этой деловой бумаги, основные пункты, присущие официальным документам, в ней обязательно должны присутствовать.

В гарантийном обязательстве непременно указывается:

  • Наименование товара или услуги, за которую должна быть произведена оплата;
  • Количество (объем) продукции (услуг);
  • Предполагаемый срок оплаты;
  • График платежей при необходимости;
  • Возможные пени.

Составления гарантийного письма

Как говорилось ранее, гарантийное письмо выступает в роли некой деловой переписки между контрагентами. Но в силу того, что оно все же представляет собой официальный документ, в нем обязательно применение следующих принципов:

  • Использование сугубо делового языка повествования;
  • Полное отсутствие неясностей и размытых утверждений, длинных, запутанных фраз;
  • Указывается вид обязательств;
  • При составлении используется фирменный бланк компании, проставляется печать и подпись руководителя (нередко вместе с подписью руководящего лица ставится подпись лица, отвечающего за перечисления денежных средств – главного бухгалтера или финансового директора).

Гарантийное письмо должно содержать реквизиты организации-отправителя:

  1. Полное наименование компании;
  2. Юридический (фактический) адрес организации;
  3. Исходящий номер документа;
  4. Дата письма;
  5. ИНН/КПП, ОГРН юр.лица;
  6. Наименование адресата;
  7. Заголовок.

Иногда для большей достоверности гарантийного письма компания-должник считает нужным приложить к нему копии ряда документов:

  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
  • Свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе;
  • Оригинал выписки из единого гос. реестра юридических лиц;
  • Приказ (распоряжение, решение) о назначении на должность генерального директора;
  • Копии решений суда (если они имеют отношение к образовавшемуся долгу).

В различных случаях текст письма может начинаться со слов «настоящим гарантируем», «гарантируем что» и пр.

В деловой среде репутация фирмы играет далеко не последнюю роль. Тем не менее, нельзя забывать, что неплательщиками могут оказаться как нечестные на руку организации, так и заложники каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Именно для второй категории юр. лиц гарантийное письмо служит инструментом сохранения достоинства и помогает выйти из ситуации, когда свободных средств на оплату нет, а очередная поставка продукции необходима в настоящее время.

Письмо является своеобразным подтверждением того, что компания-должник не отказывается от своих обязательств, готов выполнить достигнутые ранее договоренности в ближайшее время, полностью осознает факт просрочки платежа, но, по не зависящим от его воли причинам, не может покрыть долг в данный момент времени.

Нет определенных правил, когда именно должно применяться гарантийное письмо. Оно скорее наделено информационным характером и контрагенты сами решают, когда его написание будет необходимо.

Образец гарантийного письма можно скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Компании-должнику и компании-кредитору нужно учитывать следующие моменты:

  • Получение на руки гарантийного письма совсем не гарантирует действительную оплату по просроченному счету, в крайнем случае, оно может послужить лишь очередным доказательством в судебном разбирательстве между организациями;
  • Никакое гарантийное письмо не может застраховать от того, что контрагент все-таки не обратится в суд;
  • После написания такого документа, несмотря на текущее финансовое положение, следует оплатить задолженность в обещанный срок. В противном случае доброе имя и репутация могут быть утеряны безвозвратно.

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  • фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
  • стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
  • в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
  • согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
  • дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
  • печать организации;
  • если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести оплату по договору №___ от __.__.20__г. в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.

В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.

Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.

  1. В каких случаях писать?
  2. Оформление
  3. Что писать в тексте?
  4. Советы и рекомендации
  5. Пример составления

Гарантийное письмо об оплате – это документ, в котором одна из сторон сделки подтверждает своё намерение оплатить (в ближайшем будущем) полученный товар или услугу. Проще говоря, такое письмо – способ обеспечения финансовых обязательств. Не самый надёжный, но популярный и вполне действенный.

Самый распространённый сценарий: предпринимателю нужно срочно закупить новую партию товара или воспользоваться какой-то услугой, но расплатиться немедленно не позволяет финансовое положение. Не беда – можно попросить контрагента об отсрочке. Если тот согласится, бизнесмен просто напишет для него гарантийное письмо. Это обычная практика в случаях, когда обе стороны уже давно и успешно сотрудничают (и, соответственно, уверены в порядочности друг друга).

Это интересно:  Договор поставки запасных частей образец

Очень часто гарантийное письмо становится ответом на письмо-претензию. Допустим, вы заказали товар или услугу у продавца (исполнителя), но с оплатой возникли проблемы. Естественно, продавец отправит вам претензию с требованием расплатиться как можно быстрее. Неприятная ситуация. Но как быть, если прямо сейчас отдать деньги ну никак не получится? Верно, написать гарантийное письмо. Даже если ваш контрагент предпочитает всяким посланиям живые деньги, он наверняка удовлетворится на первых порах этим письмом (и хотя бы не пойдёт сразу в суд).

Закон не говорит однозначно, как нужно писать гарантийное письмо об оплате, а специальной формы для таких посланий не предусмотрено. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. В этом случае руководителю кроме своей подписи придётся поставить ещё и печать. А вот ИП (и физические лица, то есть обычные граждане) могут оформить этот документ на обычном листе бумаги.

Список обязательных реквизитов выглядит так:

  • номер исходящего письма и дата его составления;
  • данные об отправителе (название фирмы, ФИО самого предпринимателя);
  • сведения о получателе – название организации (полное, не сокращённое) и ФИО её руководителя, для которого и предназначается гарантия;
  • название – здесь можно просто указать тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» обычно не пишется.

Вместо того, чтобы писать данные об отправителе вручную, можно ставить штамп фирмы (если он есть).

Текст письма обычно состоит из четырёх коротеньких частей:

  • сперва предприниматель указывает, какие финансовые обязательства он обязуется выполнить;
  • затем следует упоминание срока, в течение которого он планирует это сделать (конкретного или приблизительного);
  • в обязательном порядке прописываются банковские реквизиты – номер счёта, с которого будет произведена оплата;
  • наконец, упоминаются штрафные санкции в случае нарушения принятых предпринимателем на себя обязательств (этот пункт не обязателен, в текст гарантии он включается далеко не всегда).

В тексте можно использовать следующие шаблонные формулировки и вводные фразы:

  • Гарантируем;
  • Настоящим письмом гарантируем;
  • Компания ООО «Такая-то» гарантирует;
  • Мы гарантируем своевременную оплату в полном объёме;
  • Настоящим гарантируем.

Важный момент: если вы – руководитель фирмы (то есть полноценного юридического лица), то желательно, чтобы гарантийное письмо подписал ещё и ваш главный бухгалтер. Если вы – ИП, то ставьте только свою подпись.

При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.

  1. Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
  2. Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
  3. При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
  4. Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
  5. К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.

О пункте про ответственность за нарушение сроков оплаты стоит сказать подробнее. По сути, гарантийные письма представляют собой долговые расписки. Соответственно, в них должна быть обозначена ответственность за неуплату и просрочку (по крайней мере, в теории). С этой целью указывают в отдельной строке порядок начисления «штрафных» процентов за каждый день просрочки.

Однако используют эту оговорку далеко не всегда. Иногда руководитель забывает о ней непреднамеренно (она не является обязательной), иногда – преднамеренно (потому что никому не хочется добровольно увеличивать груз своей ответственности). Случается, что вторая сторона верит в добропорядочность предпринимателя и не хочет омрачать сотрудничество скрупулёзным прописыванием процентов, штрафов и прочих «ростовщических фишек». Нужно понимать две вещи:

  • даже если об этом не говорится отдельно, взыскать проценты за просрочку можно (согласно статье 395 Гражданского кодекса);
  • но много получить не получится – размер штрафа ограничивается 0,3 процента за один день просрочки.

К тому же без оговорки о порядке начисления пени даже эти 0,3 процента просто так не получить – второй стороне придётся обращаться в суд и долго доказывать, что этот случай попадает под положение о дополнительной оплате за пользование чужими денежными средствами.

Словом, если вы не пишете, а получаете гарантийное письмо об оплате – сразу подготовьте для контрагента образец, в котором будет предусмотрен пункт о взыскании задолженности (см. образец ниже). Если вы составляете письмо сами – постарайтесь деликатно опустить эту часть. Это не совсем правильно с деловой точки зрения, но зачем вам лишние (пусть и маловероятные) проблемы?

Классическое письмо-гарантия выглядит примерно так (мы приводим только текст, без реквизитов):

«Просим Вас отправить нам очередную партию продукции в соответствии с заявкой № 1753 от 20 июля 2015 года.

В случае неоплаты в установленном размере в установленный срок данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей компанией коммерческого кредита на сумму поставленной продукции. В таком случае за каждый день просрочки оплаты будет начисляться дополнительная сумма в размере 1 % от суммы просроченных обязательств.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Уралсиб», г. Санкт-Петербург.

Образец гарантийного письма об оплате скачивайте здесь .

Как видим, всё довольно просто. Самый важный вопрос связан с просрочкой, и теперь вы знаете, как лучше его решить. И помните – гарантийное письмо не создаёт стопроцентных юридических гарантий исполнения обязательств. Это всего лишь аналог долговой расписки, не более того.

Гарантийное письмо на оплату — документ деловой переписки, который содержит обещание одного лица (юридического или физического) оплатить товары, услуги или работы другому лицу (физическому или юридическому).

Скачать образец гарантийного письма об оплате(Word)
Скачать образец гарантийного письма об оплате(PDF)

Посмотреть образец гарантийного письма об оплате

Примеры гарантийных писем

Гарантия оплаты может касаться уже полученных товаров и услуг, т. е. по сути в письме содержится просьба об отсрочке платежа и обещании погасить задолженность в определенные сроки. Также письмо может гарантировать выполнение каких-либо уже оплаченных работ или услуг.

Гарантийное письмо от юридического лица составляется на фирменном бланке организации, от физического лица — на обычном листе формата А4.

Форма этого документа жестко не регламентирована. Обычно лицо, гарантирующее в будущем оплату, пишет его в произвольной форме по определённому шаблону гарантийного письма на оплату, с учётом общих правил ведения деловой переписки.

Бланк гарантийного письма об оплате от юридического лица должен содержать:

  • исходящий номер и дату составления;
  • данные адресата — кому отправляется письмо (наименование организации, ФИО руководителя);
  • гарантию оплаты товара, услуги, выполнить работы и т.д.; сам текст гарантийного письма обычно выглядит так: «Компания (наименование) гарантирует произвести оплату за (название товара или услуги) в размере (сумма к оплате, в том числе прописью) в срок (до какой даты) на основании (документ, по которому поставляется товар, оказываются услуги и происходит оплата).
    Кроме этого, для дополнительного подтверждения гарантии в текст письма можно ввести обязательства выплачивать пени за просрочку платежа.
  • подписи руководителя организации и главного бухгалтера (т.к. речь идет о деньгах), заверенные печатью организации.

Гарантийное письмо от физического лица содержит:

  • в «шапке» — название, адрес, телефоны, организации, ФИО и должность её руководителя, а также ФИО и адрес лица, которое пишет гарантийное письмо;
  • в самом тексте письма — обещание оплатить товар или услугу (выполнить работы), сумма, сроки и способ оплаты;
  • подпись составителя и дату написания письма.

Статья написана по материалам сайтов: blog.ksio.ru, dogovor-obrazets.ru, zakon-finans.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector