+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Отчет о командировке в свободной форме образец

Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  • проведением переговоров;
  • заключением договоров;
  • обслуживанием удаленного структурного подразделения;
  • закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  • участием в семинарах тренингах;
  • обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Кто формирует отчет

Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.

Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).

Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.

Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.

В какой период нужно составлять отчет

Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

  • его период (дата начала и окончания);
  • основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
  • цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
  • результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
Это интересно:  Добровольное информированное согласие на проведение прививок образец

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Краткий отчет о командировке – пример написания в свободной форме. Обязателен или нет для сдачи?

Отчет о командировке представляет собой документ, оформляемый по возвращению на место работы с целью предоставления данных о выполнении командировочного служебного задания.

Это отчетная документация, необходимая обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и командированному сотруднику.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Это быстро и бесплатно!

Обязателен или нет?

Периодически у работодателя может возникать необходимость отправки трудящегося в командировку. Каждая служебная поездка предполагает выполнение определенных заданий.

Наиболее распространенными целями командировки считаются следующие:

  • проведение деловых переговоров;
  • заключение соглашений, подписание контрактов;
  • обслуживание структурного подразделения или филиала, находящегося в отдаленном регионе;
  • приобретение или продажа материальных ценностей, каких-либо товаров;
  • проведение или посещение тренингов, обучающих курсов, собраний и других мероприятий подобного характера.

Такая необходимость регламентирована трудовым законодательством РФ.

Отчет о рабочей поездке важен не только для трудящегося, но и для его руководителя.

Документ содержит в себе информацию, на основании которой работодатель может определить, как сотрудник справился с поставленными перед ним производственными задачами.

Специалист, в свою очередь, может избежать излишних вопросов со стороны начальства.

Все действия, им произведенные, должны быть четко отражены в отчете.

Проанализировав отчет о командировке и сопоставив его с реальностью, руководство компании может оценить уровень выполнения служебного задания и принять решение о поощрении работника и выдать ему премию.

Возможна и другая, обратная ситуация, при которой работодатель будет не удовлетворён результатами работы сотрудника.

В таком случае он сможет наложить на него дисциплинарное взыскание, если таковое допускается законом.

Срок сдачи отчета о выполнении командировочного задания

Отчет о выполненном командировочном задании принято заполнять по возвращению из рабочей поездки. Следует учесть, что этот срок не критичен.

При необходимости сотрудник может приступить к заполнению документа, еще находясь в отъезде – по мере выполнения заданий руководителя.

После того, как трудящийся возвращается из служебной поездки, у него есть 3 дня, чтобы довести отчет до должного вида.

По истечению этого срока (или раньше) трудящийся должен предоставить документ руководству предприятия.

3 дня после возвращения – стандартный период подготовки документации.

При необходимости, а также по решению работодателя, этот срок может быть изменен. Самовольно работник задерживать сдачу отчета не может.

По какой форме отчитаться?

Трудовым законодательством РФ не установлена форма, которой необходимо пользоваться при оформлении отчета о выполнении задания.

В большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается единая форма для заполнения подобных бумаг.

Только таким образом работодатель может получить документ, отвечающий всем необходимым, по его мнению, требованиям.

Информацию, касающуюся методики оформления командировочного отчета, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте.

Каждый трудящийся должен быть ознакомлен с этими сведениями.

Свое ознакомление и согласие работники подтверждают личной подписью.

При оформлении важно руководствоваться правилами русского языка и придерживаться делового стиля повествования.

Допускается печатное и письменное заполнение документации в свободном произвольном виде.

Как оформить?

Для того чтобы грамотно составить отчет о командировке, важно соблюдать определенные правила оформления подобной документации.

В идеале следует придерживаться определенной последовательности действий:

  • Указание получателя.

В шапке отчета отражаются инициалы и должность руководителя, на имя которого составляется документ. Далее указывается полное наименование компании-работодателя.

  • Регистрация данных о работнике.

Составитель указывает свои инициалы, должность, табельный номер, адрес места проживания, контактный телефон.

  • Указание названия бланка.
  • Указание продолжительности и целей служебной командировки.

В этом пункте отражается дата отъезда, приезда и общая длительность рабочей поездки. Цель должна быть сформулирована максимально точно.

К примеру, прохождение курсов повышения уровня квалификации. Если целей командировки несколько, их рекомендуется оформить списком или таблицей.

  • Отражение результатов командировки.

Сотрудник должен в подробностях расписать, чего ему удалось добиться во время нахождения в рабочей поездке, каких целей он достиг, каким образом.

К примеру, если цель командировки была выражена в необходимости подписания контракта, ее результат может быть сформулирован как «успешное подписание договора» или т.п.

Если цель не удалось выполнить, указывается причина, по которой произошло это явление.

К примеру, договор не удалось подписать из-за несогласия стороны поставщика с условиями контракта.

  • Заключительная часть.

В конце командированный работник указывает дату оформления отчета.

Ставит свою подпись и ее расшифровку. После этого документ передается руководству.

Краткий пример написания в свободной форме

Ранее уже было указано, что для оформления в каждой компании может разрабатываться наиболее подходящий образец. Структура документа зависит от особенностей предприятия и требований руководителя.

Один из образцов написания отчета в произвольной форме представлен ниже:

г. Нижний Новгород, ул. Левобережная, д. 20

Отчет о командировке

Результат командировки – успешно подписанный договор. Партнера полностью устроили условия для сотрудничества, которые предлагает наша компания. Оформленную документацию прикладываю к настоящему отчету.

20 ноября 2018 года

Выводы

Работодатель отправляет сотрудников в командировки для выполнения определенных заданий. По возвращению из поездки трудящийся должен предоставить документально оформленный отчет, в котором отражается информация о проделанной специалистом работе.

Это интересно:  Договор коммерческого найма жилого помещения образец

На предоставление отчета работнику дается 3 дня. При необходимости этот срок может быть изменен. Унифицированной формы для заполнения отчета нет.

В компаниях может разрабатываться специальный образец, предназначенный для заполнения подобных бумаг.

Структура документа и требования к его оформлению должны быть отражены в распорядительной документации предприятия и утверждены руководителем фирмы.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Инструкция: составляем отчет о командировке

Что это за документ

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию. Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:

  1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
  2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
  3. Родители детей-инвалидов.
  4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.

Шаблон отчетной формы

Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.

Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг № 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг № 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Это интересно:  Приказ об отпуске за свой счет образец

Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Скачать образцовый отчет

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

Как составить отчет о командировке

По возвращении из служебной поездки работник должен отчитаться перед руководителем о результатах, достигнутых в ходе выполнения задания, а также о суммах потраченных и оставшихся авансовых денежных средств.

Как следует отчитаться о командировке

Обязанность составления письменного отчета о командировке регулируется внутренними нормативными актами предприятия. Единственный документ, предоставление которого установлено законодательством для всех без исключения – расписка об авансе.

Период, отведенный на подачу отчетности, также устанавливается на уровне предприятия и обычно составляет три рабочих дня.

Законодательное регулирование формы

В 2018 году была законодательно отменена обязанность составления итогового документа по служебным поездкам. Однако многие предприятия продолжают использовать его в оформлении командировок.

Стандартный бланк документа о результатах выполнения задач командировки – форма Т-10 (если ездил один сотрудник) или Т-10А (для коллективных поездок). Документ можно написать от руки или напечатать, но все подписи должны проставляться собственноручно.

Помимо установленных бланков, разрешается заполнение в свободной форме или на бланках организации.

Приложить авансовый отчет о расходах

Авансовые выплаты – это денежные средства организации, выдающиеся сотруднику на расходы в ходе исполнения рабочих заданий. В их число входят:

  • суточные начисления;
  • расходы на стоимость билетов до пункта назначения;
  • затраты на аренду жилья или гостиничного номера на время поездки;
  • представительские расходы;
  • траты на оформление заграничных отправлений (заграничный паспорт, визы, таможенные сборы и т.д.).

Расписка об авансе обязательна к составлению на любом предприятии. Она заполняется по универсальному образцу под номером АО-1 и состоит из двух разделов. В первом прописывается:

  • полное наименование организации (с формой собственности);
  • дата заполнения и порядковый номер во внутреннем реестре документации;
  • Ф. И. О. и должность лица, заполнившего справку;
  • данные о работнике;
  • реквизиты приказа о командировке;
  • реквизиты служебного задания на командировку;
  • размер выданных авансовых средств;
  • сумма расходов;
  • размер денежных средств, возвращаемых сотрудником;
  • подписи руководителя и бухгалтера;
  • пометка о необходимости доплаты (если требуется).

Второй раздел включает в себя таблицу, отражающую все понесенные расходы с указанием реквизитов чеков, квитанций и справок для подтверждения затрат.

Скачать пример авансового отчета по командировке можно здесь.

ВАЖНО! К заполненной справке АО-1 необходимо приложить все чеки, квитанции, справки и другие документы, подтверждающие целевое расходование денежных средств предприятия.

Что содержит в себе отчет

При составлении отчета указывается:

  • полное наименование организации, адрес;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника;
  • реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
  • краткое описание цели;
  • краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
  • дата составления;
  • подпись составителя;
  • подпись директора (при принятии от сотрудника).

Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:

  • порядковый номер;
  • дата составления;
  • Ф. И. О. работника и его табельный номер;
  • информация о сотруднике и отправлении;
  • краткое описание задач;
  • краткий вывод о выполнении поставленных целей;
  • подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).

Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование должности;
  • реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
  • даты начала и завершения поездки;
  • период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
  • название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
  • основание направления в служебную поездку.

Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.

Статья написана по материалам сайтов: azbukaprav.com, gosuchetnik.ru, o-kadrah.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector