+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Служебное письмо образец заполнения

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 1

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 2

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 3

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 4

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 8

В письмах используют следующие формы изложения текста:

  • от первого лица множественного числа (просим направить», «направляем на рассмотрение»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). 9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

  • письмо оформляется на должностном бланке;
  • письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый». 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 15

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

  • сопроводительное письмо;
  • письмо-просьба;
  • письмо-запрос;
  • письмо-ответ;
  • письмо-сообщение;
  • письмо-подтверждение;
  • информационное письмо;
  • гарантийное письмо;
  • письмо-извещение;
  • письмо-приглашение;
  • письмо-предложение;
  • письмо-напоминание;
  • письмо-требование;
  • письмо-благодарность;
  • письмо-поздравление.

_____
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
4 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5 Там же.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
11 Там же.
12 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
13 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
14 Там же.
15 Там же.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  1. Дата.
  2. Номер письма.
  3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  1. Название фирмы.
  2. Структурное подразделение.
  3. Должность исполнителя.
  4. Фамилия и инициалы.
  5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

  1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
  2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
  3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Это интересно:  Образец первая часть заявки согласие

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Служебное письмо образец заполнения

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

  • Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
  • Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

    По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

  • письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение)
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

    По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

  • обычные письма направляются одному получателю
  • циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

    По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

  • В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
  • Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

    По форме отправления деловые письма разделяют на:

  • традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация)
  • электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

    По структуре деловые письма разделяют на:

  • регламентированные . форма которых строго оговорена ГОСТом
  • нерегламентированные . не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

    По цели деловые письма разделяют на:

  • информационные . создаваемые с целью передать информацию
  • рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

    Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

    Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

    Этапы подготовки и составления деловых писем :

  • Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
  • Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
  • Согласование проекта текста письма, редактирование.
  • Подписание письма руководителем.
  • Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
  • Отправка письма.

    При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов .

  • Наименование организации.
  • Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4] .
  • Дата и регистрационный номер.
  • Адресат.
  • Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
  • Текст письма.
  • Подписи составителей письма.
  • Отметка об исполнителе.
  • Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
  • Оттиск печати (в гарантийных письмах).

    Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

    Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).

    В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».

    Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

    Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

    Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

    Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

    Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

    Другие статьи по данной теме:

    Письмо

    Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов. служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

    Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

    Виды писем:

    В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

    Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 . Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5 .

    Датой письма является дата его подписания.

    Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма)
  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме)
  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

    Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

    По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

    Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

    Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

    Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного числа, например: Школа не имеет возможности. , В ближайший год школа не предполагает. и т.д.

    Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

    Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

    Рис. 3.7. Пример оформления письма

    Служебное письмо

    Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

    В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

  • дата
  • номер
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

    В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма):

  • фирма
  • структурное подразделение
  • должность
  • фамилия и инициалы
  • почтовый адрес получателя.

    Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам. сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

    Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть)
  • от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым)
  • от третьего лица единственного числа (банк не может согласиться, компания не возражает).

    Сопроводительное письмо и другие виды писем

    Сопроводительное письмо — часто составляемый документ. который информирует адресата о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем.

    Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: приглашаем Вас или просим Вас принять участие.

    В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

    Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

    Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

    Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим Вас в известность и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

    Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола подтверждать.

    Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом напоминаем.

    Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

    Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

    Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

    Это интересно:  Образец заявления на возврат страховки по кредиту

    Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

    Оформление служебного задания на командировку (Т-10а)

    Служебное задание на командировку – это документ, которые необходимо оформлять, направляя сотрудника на выполнение служебного поручения. Существует унифицированная форма Т-10а, которую удобно использовать для оформления данного документа. Скачать бланк Т-10а, а также образец его заполнения можно в конце статьи.

    Любая командировка имеет определенную цель: решить какие-либо рабочие задачи, провести переговоры с партнерами, поиск поставщиков или покупателей, какие-либо задачи производственного характера. Служебное задание – это документ, в котором как раз фиксируется назначение командировки, ставятся рабочие задачи, отмечается, что должен командируемый сделать по месту назначения.

    Бланк служебного задания на командировку заполняет обычно руководитель подразделения, в котором трудится направляемый сотрудник. Также возможно оформление документа кадровым работником или иным ответственным лицом.

    Служебное задание – это один из самых первых оформляемых командировочных документов. На основании заполненной формы Т-10а составляется приказ на командировку, например, по форме Т-9 (скачать образец приказа можно здесь ).

    Образец заполнения служебного задания:

    Как уже выше было сказано, для заполнения следует использовать типовую форму Т-10а.

    Порядок оформления документа:

    В первую очередь заполняется «шапка» бланка:

  • Название предприятия (полное или сокращенное)
  • Номер документа по порядку
  • День, месяц, год составления задания
  • Фамилия, имя и отчество работника, отправляемого в командировку, полностью
  • Табельный номер работника, присвоенный ему при приеме на работу, можно взять из личной карточки .

    Далее заполняется таблица бланка Т-10а, здесь указываются общие сведения о командировке:

  • Название подразделения, в котором работает сотрудник
  • Должность работника
  • Место назначения – город, страна, куда отправляется командируемый
  • Даты начала и конца командировки, то есть ставятся дата отъезда из места постоянной работы и дата приезда
  • Срок командировки в календарных днях
  • Источник финансирования поездки – командировка может быть за счет отправляющей или принимающей стороны, также возможно финансирование третьей стороной, здесь следует указать наименование организации
  • Документ, служащий основанием составления служебного задания, обычно это служебная записка или письмо, распоряжение руководителя.
  • Содержание задания – перечень служебных задач, которые ставятся перед работником и которые он должен выполнить в процессе командировки.

    После того, как бланк служебного задания заполнен, он передается работнику, который направляется на выполнение служебных задач. Вернувшись из командировки, работник должен сдать авансовый отчет с указанием потраченной суммы (скачать образец формы АО-1 ), командировочное удостоверение с указанием мест, где побывал, и служебное задание, в котором следует отчитаться о проделанной работе. Отчет о выполнении поставленных задач пишется работником в соответствующей графе «краткий отчет», здесь нужно отметить, что было сделано, какие цели достигнуты, какие задачи выполнены.

    После того, как бланк полностью заполнен, работник ставит свою подпись и передает служебное задание своему руководителю. Руководитель, в свою очередь, проверяет правильность заполнения бланка, проверяет отчет работника и пишет свое заключение, подписывает документ и передает его в кадровую службу.

    Скачать образец служебного задания Т-10а – ссылка .

    Скачать бланк форма Т-10а – ссылка .

    Служебное письмо

    Служебное письмо — это самый распространенный вид делового документа. Составляется письмо для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. По содержанию и назначению письмо может быть информационное, гарантийное, рекламационное, коммерческое, письмо -запрос, письмо-приглашение и т. д.

  • Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, напоминание, предложение.
  • Гарантийное предназначено для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
  • В рекламационном (претензионном) письме излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
  • Коммерческое письмо составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
  • В письме-запросе просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.
    1. Служебное письмо оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
    2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя.
    3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
    4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).
    5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
    6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес.
    7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
    8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: Об изменении. , О создании. , О проведении. и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформлять.
    9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:
    10. в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы
    11. в основной части формулируется основная цель письма.

    Служебное письмо

    ЗАО ТЕАТР ЛУНЫ Отдел учета и распределения

    Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

    Директор Подпись И.О. Фамилия

    Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

    Справка о заработной плате работника.

    Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

    Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

    Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

    — Государственный герб Российской Федерации

    — герб субъекта Российской Федерации

    — эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

    — код формы документа

    — заголовок к тексту

    — отметка о наличии приложения

    — визы согласования документа

    — отметка об исполнителе

    — отметка для автоматического поиска документа.

    В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

    Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

    Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

    Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

    — Государственный герб Российской Федерации

    — герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

    — наименование вышестоящей организации

    — наименование организации (полное и сокращен­ное)

    — справочные данные об организации.

    Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

    Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

    На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

    Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор слу­жебного письма» на бланке указываются места для про­ставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.

    Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

    Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

    1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

    Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

    2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

    3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, ‘неопределенное или многозначное тол­кование.

    4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

    Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей. В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 №. ».

    Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

    В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

    Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

    В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

    Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

    Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с. просим подтвер­дить. », «Прошу сообщить. », «Дирекция. просит. », «Дирекция и профсоюзная организация просят. » и т.п.

    Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что. », «Подтверждаем получен­ные. », «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена. »и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

    Это интересно:  Письмо в гибдд об отмене штрафа образец

    Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам. », «Высылаем за­прошенные Вами. », «Направляем подписанный с нашей стороны договор. ». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

    Приложение: на 3 л. в 2 экз.

    Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

    2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

    Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет. », «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок. ». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

    Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о. «, «Извещаем Вас, что. », «Ставим Вас в извест­ность. ».

    Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что. », «Вто­рично сообщаем. ».

    Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение. », а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

    Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях. », «В соответ­ствии с. », «Во исполнение. ». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

    В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

    Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

    Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

    Служебное письмо (образец)

    Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

    Основные понятия

    Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

    Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

    • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
    • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
    • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

    Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

    Виды деловых писем

    В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

    1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
    2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
    3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
    4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
    5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
    6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
    7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
    8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
    9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
    10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

    Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

    Составление претензионного письма

    В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

    1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
    • полная информация об адресате;
    • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Правила оформления

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

    Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

    1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

    2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

    2.1. Информация о получателе и отправителе.

    2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

    2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

    2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

    2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

    3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

    4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

    5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

    5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

    5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

    5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

    5.4. Его инициалы.

    5.5. Почтовый адрес предприятия.

    6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

    Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

    Порядок изложения

    Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

    Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

    1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
    2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

    После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

    Порядок действий

    Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

    1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
    2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
    3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
    4. Утверждение его руководителем.
    5. Окончательное оформление и подписание документа.
    6. Регистрация письма.
    7. Отправка корреспонденции получателю.

    Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

    Обязательный регламент

    Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

    Набирать текст надо также по всем правилам:

    1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

    2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

    • для основного текста – 14;
    • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

    3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

    • интервал между строками – 1;
    • выравнивание текста производится «по ширине»;
    • переносы расставляются автоматически;
    • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

    Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

    Расположение реквизитов

    1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
    2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
    3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
    4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

    Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

    • эмблемы и герба;
    • автора;
    • исходных данных;
    • заголовка;
    • утверждения;
    • адресата;
    • резолюции;
    • текста;
    • подписей и приложений;
    • согласования и заверения;
    • отметок.

    Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

    Основные требования

    Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

    1. Наличие специального (фирменного) бланка.
    2. Правильное использование и размещение реквизитов.
    3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
    4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
    5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
    6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

    Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

    Статья написана по материалам сайтов: businessman.ru, obrazeczhaloby.my1.ru, autogear.ru.

    »

  • Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector