+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Заверить копию трудовой книжки 2019 образец

Статьи по теме

Заверка документов по личному составу входит в обязанности кадровика. Узнайте, как правильно заверять оригинал и ксерокопии трудовой, без каких реквизитов документы недействительны, и что изменилось после перехода на новый ГОСТ.

Скачайте полезные документы:

Как правильно заверить трудовую книжку

Если работник трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров, где хранится в безопасном месте — сейфе или несгораемом шкафу. Титульный лист документа, а также записи, имеющие принципиальное значение, в обязательном порядке заверяются.

Новые правила в 2019 году

Согласно новым требованиям, применяемым с 1 июля 2018 года, на каждой заверенной копии следует указывать, где хранится оригинал трудовой книжки (запись-образец ищите в Системе Кадры).

Когда заверение трудовой книжки необходимо:

  1. При заполнении титульного листа. Оформляя новую трудовую книжку, первым делом заполните титул. Внесите сведения о работнике на основании паспорта, диплома и других предоставленных при трудоустройстве документов. Делать это нужно в присутствии владельца, который должен ознакомиться со всеми внесенными записями под подпись. Затем титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
  2. При увольнении работника. После того, как в раздел «Сведения о работе» внесены данные о прекращении трудового договора, отступите одну строку вниз и в графе 3 укажите должность лица, оформившего запись, а также поставьте подпись с расшифровкой и печать организации.
  3. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника. Сначала внесите исправления в титульный лист. Зачеркните прежнюю запись, а новую сделайте сбоку в той же строке, если есть место, или выше. Затем на внутренней стороне обложки кратко опишите внесенные изменения, укажите реквизиты документа-основания и заверьте запись печатью организации и подписью с расшифровкой. Как выглядит образец заверения трудовой книжки после того, как сотрудница сменила фамилию, вы узнаете в статье.

Отсутствие на титульном листе обязательных реквизитов, неразборчивое заполнение или подпись, плохо поддающаяся расшифровке — ошибки, которые кадровик ни в коем случае не должен допускать. Подписывая титул, на всякий случай подстрахуйтесь и вместо личной подписи разборчивым почерком впишите свою фамилию. Узнайте, какие еще хитрости и подсказки от эксперта журнала «Кадровое дело» помогут правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику.

Для чего нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя вплоть до увольнения ее владельца и выдается на руки только в одном случае — для предъявления в Пенсионный фонд. В любой другой ситуации работнику выдается заверенная копия трудовой книжки.

Обычно оформление документов, имеющих отношение к личному составу организации, поручается кадровику, который должен знать, как правильно заверить копию трудовой книжки.

Копия трудовой книжки может понадобиться для:

  • оформления банковского кредита или ипотеки;
  • подачи в консульство или посольство при оформлении визы;
  • восстановления оригинала трудовой книжки, если он утерян или украден.

Копия документа, предназначенная для обращения в официальные инстанции, должна воспроизводить всю значимую информацию, содержащуюся в подлиннике, а также его реквизиты и внешние признаки. Просто скопировать страницы с помощью ксерокса недостаточно, их необходимо еще и заверить — только заверенная по всем правилам копия имеет юридическую силу. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как заверить копию трудовой книжки, выписку из приказа или отчета, справку с места работы и другие документы по просьбе сотрудника .

Заявление сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Образец заявления вы можете скачать в начале статьи .

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Получив от работника письменное заявление, работодатель обязан в трехдневный срок подготовить и выдать затребованную копию (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформление не взимается, отказ не допускается. Даже если сотрудник накануне уже оформлял такую же копию, заявку следует удовлетворить, какой бы ни была причина повторного обращения.

Кроме того, копии документов на одного или нескольких сотрудников могут запрашивать и надзорные органы. Например, отдел полиции, прокуратура, суд или налоговая служба. Если в организацию поступает официальный письменный запрос из государственной инстанции, имеющей право запрашивать сведения о работниках, работодатель обязан пойти навстречу, даже если речь идет о персональных данных.

Срок, в течение которого следует оформить и предоставить копии трудовых книжек, обычно указывается в тексте запроса. Но если конкретных указаний нет, уточняйте срок в телефонном режиме или ориентируйтесь на требования нормативных актов, регулирующих работу конкретного ведомства. Например, копии документов по требованию полиции следует предоставить в течение одного месяца со дня получения запроса (ст. 13 Федерального закона №3-ФЗ от 7.02.2011).

Исключение: работа по договору ГПХ

Исключение — исполнители, работающие на основании гражданско-правового договора. Действие статьи 62 ТК РФ, как и других положений трудового законодательства, на данный вид отношений не распространяется. Поэтому заказчик не обязан оформлять для исполнителя какие-либо справки и копии за исключением двухсторонних документов (самого договора ГПХ, актов о приеме выполненных работ или оказанных услуг) и справок по форме 2-НДФЛ, которые организация выдает в качестве налогового агента (ст. 230 НК РФ).

Это интересно:  Рко на выдачу зарплаты по ведомости образец

Подробнее о нюансах гражданско-правовых отношений с работниками и хитростях, позволяющих оформить договор ГПХ без штрафов и риска переквалификации, читайте в статье.

Как заверить копию трудовой книжки (образец дан ниже):

Шаг 1. Сделайте копии. Копируйте все развороты документа, на которых есть записи, в том числе — титульный лист. Если в трудовую книжку вшит вкладыш хотя бы с одной записью, его тоже скопируйте.

Шаг 2. Проставьте заверительные надписи. Разборчиво напишите «Верно» или «Копия верна» на каждой скопированной странице. Заверьте каждую надпись печатью организации и подписью кадровика или иного должностного лица, ответственного за кадровое делопроизводство. Обязательно укажите полное наименование его должности и дату заверки в формате «дд.мм.гггг».

Внимание! Если работодатель не использует печать, выдайте сотруднику справку-подтверждение со ссылкой на норму, наделяющую юридическое лицо правом, но не обязанностью иметь собственную печать — статьи 2 и 6 закона №82-ФЗ от 6.04.2015).

Шаг 3. Напишите, где хранится подлинник. Если трудовые книжки включены в номенклатуру как одно дело, укажите его номер, год формирования и название организации-работодателя.

Альтернативный способ

Когда копия содержит большое количество страниц, можно применить альтернативный способ заверки.

На лицевой стороне первого или на оборотной стороне последнего листа разборчиво напишите «Копия», а затем все страницы прошейте прочной ниткой и пронумеруйте. Концы нитки выведите на оборот последнего листа в блоке, опломбируйте и рядом сделайте запись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов» (укажите точное количество).

Запись заверяется подписью должностного лица, уполномоченного заверять копии, с текущей датой, расшифровкой и указанием должности. Здесь же ставится печать организации, причем таким образом, чтобы часть оттиска захватывала пломбу. Именно такой порядок предложен Минфином России в разъяснительном письме №03-02-Р3/39142 от 7.08.2014. Если все сделать верно, у надзорных органов не будет претензий к оформлению.

Как оптимизировать работу

Если регулярно приходится заверять десятки и сотни копий, возникает естественное желание оптимизировать работу. Закон не запрещает пользоваться готовыми заверочными штампами, на которые уже нанесены все необходимые надписи и реквизиты.

Благодаря такому штампу заверение копии трудовой книжки не отнимет много времени: кадровику остается лишь вписать текущую дату, название компании и реквизиты дела, в котором хранится подлинник документа, а затем поставить подпись и печать.

Заверять записи в трудовых книжках, а также время от времени делать копии документа для банков, посольств и других инстанций по запросу сотрудника приходится каждому кадровику.

Чтобы ксерокопия трудовой книжки считалась действительной, соблюдайте требования нового ГОСТа, вступившие в силу с 1 июля 2018 года, и не забывайте ставить печать, если работодатель ее использует.

Копия трудовой книжки: как заверить по новым правилам

Зачем это нужно

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

  1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
  2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
  3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2019 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

  1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
  2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
  3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.
Это интересно:  Брачный договор образец 2019 заполненный

Отметка «Работает по настоящее время» вполне законна. Проставить ее можно, если работник изъявил такое желание. Однако необходимости в ней нет.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка — это наиболее распространенный документ, предназначенный для фиксации фактов рабочей деятельности официально устроенного лица. Ее оригинал должен храниться в хозяйствующем субъекте в течение всего времени трудоустройства сотрудника. Однако, в различных жизненных обстоятельствах субъекту может потребоваться копия рассматриваемого документа для разных нужд. Поэтому как руководителю, так и работнику необходимо знать, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой

Наиболее распространенной структурой, которая запрашивает у работника копию его трудовой книжки, является банк или кредитная компания. Подобное прошение преследует такие цели:

  • подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
  • наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
  • доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
  • формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
  • определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

На 2019 год законодательно не предусмотрено официального требования предъявлять трудовую книжку при оформлении загранпаспорта.

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Особенности заверения копии трудовой книжки

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.

Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий:

  • С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.
  • На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.
  • Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.

    В ряде случаев на итоговой странице копии требуется указать приписку: Работает по настоящий момент _ текущая дата.

    Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа. Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.

    Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения. В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.

    Отдавать подчиненному оригинал трудовой книжки запрещено до наступления законодательно определенных обстоятельств, так как ответственность за ее сохранность лежит на работодателе.

    Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.

    Нововведения 2019 года в заверении копии трудовой книжки

    ГОСТ Р-7.0.97/2016 предполагает внесение корректировок в действующие правила заверения копий трудовых книжек. Его введение было перенесено с 01.07.2017 на 01.07.2018г.

    Основные законодательные новшества заключаются в необходимости подтверждения текущего места хранения оригинала рассматриваемого документа.

    С 01.07.2017г. по 01.07.2018г. работодатели были вправе самостоятельно определять способ заверения трудовых книжек подчиненных: по старым стандартам или по новым.

    С 01.07.2018г. корректировки стали обязательными для применения.

    Местами, где может храниться оригинал документа, считается:

    • личное дело сотрудника, хранящееся в кадровом подразделении;
    • личное дело сотрудника, хранящееся в сейфе у управленца;
    • база личных дел работников предприятия, хранящаяся у бухгалтера.

    Таким образом, отвечая на вопрос, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году, можно выделить такие особенности нового алгоритма:

  • На последнем листе скрепленной копии документа необходимо указать, помимо прочего (ФИО и должность ответственного лица), приписку «Оригинал (или подлинник) хранится…», и следом обозначить конкретное место.
  • Подпись ответственного лица, дата заверения копии, а также штамп предприятия проставляется по факту отметки о фактическом месте хранения.

    После вступления нового ГОСТа в силу отсутствие надписи о текущем месте хранения оригинала трудовой книжки станет основанием для отказа в приеме копии. Подразумевается, что ее придется переоформлять, но уже по новым правилам.

    Проставлять новую надпись на копии необходимо только в том случае, если документ требуется сторонним учреждением.

    Образец заверения копии трудовой книжки в 2019 году

    На каждом предприятии (зачастую, в кадровом отделе), должна иметься информация, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году, с образцом нового порядка заполнения. В частности:

    Это интересно:  Акт на аренду помещения за месяц образец
  • В первую очередь на скрепленной и прошитой копии делается отметка о том, что копия верна.
  • Следующей надписью являются сведения об ответственном лице.
  • Затем проставляется дата оформления копии документа.
  • После делается надпись о месте хранения. Требуется указать конкретное место. Например, оригинал трудовой книжки хранится в личном деле сотрудника, находящегося у бухгалтера. В подобных обстоятельствах надпись должна быть следующая: «Подлинник документа находится на хранении у бухгалтера ООО «Условное», в личном деле № 1».
  • Штамп предприятия ставится таким образом, чтобы печать касалась чистого листа бумаги и копии документа.

    Грамотно заверенная копия имеет неограниченный срок действия, до момента, пока в оригинал документа не будут внесены какие-либо изменения. В подобных обстоятельствах копия автоматически теряет юридическую силу.

    Однако, как показывает практика, копия трудовой книжки считается актуальной на протяжении одного месяца с момента ее выписки. То есть, даже если прошло больше этого времени, а в подлинный документ не вносились изменения, представитель организации, которой требуется копия, может запросить более «свежий» документ.

    Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки

    Наиболее распространенными ошибками в процессе заверения копии трудовой книжки являются такие:

    • штамп «Копия» проставляется только на последнем листе, где размещается бланк с количеством страниц и печать компании. Правильным будет отметить штампом каждый лист заверяемого документа, а итоговые записи обозначить в конце;
    • на последнем листе не стоит печать компании;
    • отсутствует надпись о том, что субъект в настоящее время является трудоустроенным на конкретном предприятии. Несмотря на то, что данное требование не является обязательным, рекомендуется проставлять указанную надпись;
    • проставляется только ФИО или только должность заверяющего субъекта;
    • ответственное лицо не имеет соответствующих полномочий по заверению подобных документов;
    • с 01.07.2018г. ошибкой также считается отсутствие приписки о месте хранения подлинника;
    • печать на последней странице проставлена таким образом, что не касается непосредственной копии документа.

    Таким образом, нововведения 2019 года в части заверения копий трудовых книжек не столь масштабны, но достаточно существенны и могут повлечь отказ в их приеме. Руководителям компаний необходимо ознакомиться с новыми правилами и в дальнейшем не игнорировать установленных норм.

    Порядок заверения копии трудовой книжки по новым правилам в 2019 году. Образец трудовой книжки, заверенной по новым правилам

    Трудовая книжка – это основной документ, который содержит в себе не только сведения о том, где, когда и в качестве кого работал человек. Указанный документ включает в себя информацию о начале трудовых отношений, перемещениях внутри организации и причинах увольнения. Кроме этого, трудовая книжка содержит данные о поощрениях, которые применялись к работнику. Это информация, которая может потребоваться для реализации ряда прав.

    Для чего требуется копия трудовой книжки

    Получить оригинал документа на руки можно только в случае прекращения трудовых отношений. Но и для получения копии человек должен иметь причины, например:

    1. Обращение в банк за выдачей кредита. На основании заверенного нанимателем бланка можно сделать выводы, что заинтересованное лицо имеет постоянный источник дохода и является платежеспособным клиентом.
    2. Оформление резюме и поиск работы. Человек не всегда помнит в подробностях свою трудовую биографию, а наличие скана поможет восстановить информацию.
    3. Восстановление дубликата книжки. В случае утери документа подтвердить записи можно будет заверенным бланком. Это гораздо проще, чем собирать справки с каждого места работы.
    4. Предоставление в Пенсионный фонд. Копия потребуется при оформлении пенсии и пособий.
    5. Оформление социальных льгот. В некоторых случаях необходимо предоставить подтверждение факта трудоустройства.
    6. Участие в судебных разбирательствах. Например, в случае аннулирования брачного союза матери иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
    7. Оформление визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что человек имеет постоянный доход, а также привязан к стране работой.

    Указанный перечень исчерпывающим не является. Заинтересованное лицо может получить на руки копию трудовой в любом другом случае, если считает это необходимым.

    Как заверить трудовую книжку по новым правилам

    Выдача копии трудовой книжки осуществляется на основании письменного заявления работника.

    Для изготовления можно использовать множительную технику. Копировать необходимо страницы начиная с тех, на которых расположены личные данные работника, то есть его фамилия, имя и отчество, и заканчивая сведениями о текущем месте работы. При необходимости можно изготовить копии со страниц, содержащих информацию о поощрениях. Такое требование работник должен указать в своем заявлении.

    В случае отсутствия такового подпись ставит главный бухгалтер или руководитель организации. Подпись заверяется печатью.

    Образец заверенной копии трудовой книжки

    Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Статья написана по материалам сайтов: ppt.ru, ideiforbiz.ru, zakonguru.com.

    »

  • Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector